Über Imprima VDR können mehrere Ordner gleichzeitig mithilfe einer Excel-Arbeitsmappe übermittelt werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Greifen Sie auf die Plattform zu und betreten Sie den room als Deal Manager .
- Gehen Sie zur Registerkarte „Tools“.
- Wählen Sie die Option „Mehrere Ordner übermitteln“.
- Excel-Tabelle vorbereiten:
- Erstellen Sie eine Excel-Arbeitsmappe.
- Listen Sie in Spalte A die Indexnummern der zu erstellenden Ordner auf.
- Listen Sie in Spalte B die Titel der neuen Ordner auf.
- Stellen Sie sicher, dass Spalte A als Text formatiert ist, um die Integrität der Indexnummern zu wahren.
- Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte den Namen „Sheet1“ trägt (sie muss auf Englisch bleiben).
- Als XLSX oder CSV speichern.
Neue Ordnerindexnummerierung
Stellen Sie sicher, dass die Indexnummer für neue Ordner nicht bereits im room erstellt wurde. Ist dies der Fall, werden diese auf dem Überprüfungsbildschirm hervorgehoben, aber beim Klicken auf „Bestätigen“ verworfen.
Stellen Sie sicher, dass die Zeilen nach der Indexnummerierung (Spalte A) alphabetisch sortiert sind .
Sollten Indexnummern fehlen, werden dennoch fehlende Ordner mit dem Titel „[Leer]“ angelegt . Diese können später mit dem Batch-Löschtool entfernt werden.
Überlegungen zu Chargen
Stapel mit mehreren Ordnern sind auf 1.000 Zeilen begrenzt . Wenn Sie mehr als tausend Elemente (Ordner oder Dokumente) erstellen möchten, müssen Sie Ihre Tabelle in mehrere mit maximal 1.000 Zeilen aufteilen.
Sie benötigen die Spaltenüberschriften nicht . Beginnen Sie direkt mit dem ersten zu erstellenden Element in Zeile 1.
Ihre Tabelle darf nur eine Registerkarte mit dem Namen „Tabelle 1“ haben (der Name muss auf Englisch sein).
- Klicken Sie auf „Auswählen“, um die vorbereitete Excel-Tabelle zu importieren und in das System hochzuladen.
- Das System zeigt die neue Ordnerstruktur einschließlich der Indexnummern und Titel an.
- Überprüfen Sie die Informationen, um deren Richtigkeit sicherzustellen.
- Wählen Sie aus, welche Berechtigungseinstellungen auf diese neuen Ordner angewendet werden sollen:
- Für alle ausgeblendet ist standardmäßig ausgewählt
- Die neuen Ordner können Berechtigungen von übergeordneten Ordnern erben
- Neue Hauptordner können keine Berechtigungen erben und werden standardmäßig ausgeblendet
- Klicken Sie auf „Bestätigen“, um die Übermittlung abzuschließen.
- Vergessen Sie nicht, bei Bedarf die Berechtigungseinstellungen zu verwalten und Ihre Änderungen zu veröffentlichen (auf der Registerkarte „Dokumente“ oder „Berechtigungen“).
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an das Support-Team.
