Berechtigungen legen fest, welche Benutzergruppen auf Ordner und Dokumente in einem Datenraum zugreifen können. Die Berechtigungsansicht ermöglicht die Verwaltung von Sichtbarkeit und Zugriffsrechten im gesamten Datenbaum über eine einzige Schnittstelle.

Berechtigungsansicht öffnen

• Wechseln Sie zur Registerkarte „Dokumente“ .
• Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie verwalten möchten.
• Verwenden Sie den Schalter „Berechtigungen “, um die Berechtigungsansicht zu öffnen.

Das System speichert automatisch Ihre aktuelle Position in der Datenstruktur, sodass Sie die Berechtigungen für die relevanten Inhalte sofort verwalten können.

Benutzergruppen auswählen

Wenn Sie die Ansicht „Berechtigungen“ zum ersten Mal in einer Sitzung öffnen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Benutzergruppen auszuwählen, die Sie verwalten möchten.

Nach der Auswahl:

• Die ausgewählten Gruppen werden im Berechtigungsraster angezeigt.
• Sie können Berechtigungen über mehrere Gruppen hinweg vergleichen.
• Die ausgewählten Gruppen bleiben während der Navigation im data room verfügbar.

Die Berechtigungsansicht verstehen

Die Berechtigungsansicht besteht aus zwei Hauptbereichen:

Datenbaum

Die Datenbaumstruktur zeigt die Ordnerstruktur des Datenraums an. Sie können:

• Ordner und Unterordner durchsuchen.
• Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus.
• Überprüfen Sie die Berechtigungsanzeigen, die für Ordner angezeigt werden.
   

Berechtigungsraster

Im Berechtigungsraster werden die ausgewählten Elemente und die den einzelnen sichtbaren Gruppen zugewiesenen Berechtigungen angezeigt.

Berechtigungen ändern

• Wählen Sie die Ordner oder Dokumente aus, die Sie verwalten möchten.
• Suchen Sie die Benutzergruppe im Berechtigungsraster.
• Aktualisieren Sie die erforderlichen Berechtigungseinstellungen, indem Sie auf das Symbol klicken oder mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahl klicken und dann die Berechtigung auswählen.

Änderungen werden direkt im Raster angewendet, ohne dass zusätzliche Konfigurationsfenster geöffnet werden müssen.

Automatische Speicherung

Alle Berechtigungsänderungen werden automatisch gespeichert. In der Berechtigungsansicht gibt es keine Schaltfläche „Speichern“. Jede Änderung wird sofort nach ihrer Durchführung gespeichert.

Berechtigungsänderungen veröffentlichen

Obwohl Änderungen automatisch gespeichert werden, müssen sie dennoch veröffentlicht werden, bevor sie in der veröffentlichten Ansicht sichtbar sind. Wenn unveröffentlichte Berechtigungsänderungen vorliegen, zeigt die globale Schaltfläche „Veröffentlichen“ an, dass eine Veröffentlichung erforderlich ist.

Detaillierte Anweisungen finden Sie unter: Änderungen veröffentlichen

Kopierberechtigungen zwischen Gruppen

Sie können Berechtigungen von einer Gruppe kopieren und auf andere Gruppen anwenden. Dies ist nützlich, wenn Sie neue Gruppen erstellen, die eine bestehende Berechtigungsstruktur übernehmen sollen.

Berechtigungen kopieren:

• Wählen Sie die Quellgruppe aus.
• Verwenden Sie die Kopierberechtigungsaktion.
• Wählen Sie eine oder mehrere Zielgruppen aus.
• Bestätigen Sie die Aktion.

Die ausgewählten Gruppen erhalten die kopierten Berechtigungseinstellungen.

Zurück zur Dokumentenansicht

Wenn Sie zur Dokumentenansicht zurückkehren, gelangen Sie automatisch wieder an dieselbe Stelle, die Sie in der Berechtigungsansicht angezeigt haben. So können Sie Ihre Arbeit im Datenraum nahtlos fortsetzen, ohne den Kontext zu verlieren.

Zusätzliche Anmerkungen
 

• Berechtigungen können auf Ordner- und Dokumentebene verwaltet werden.
• Berechtigungsänderungen werden automatisch gespeichert.
• Berechtigungsänderungen müssen weiterhin veröffentlicht werden, bevor sie in der veröffentlichten Ansicht sichtbar werden.
• Berechtigungen auf Root-Ebene werden separat verwaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen auf Root-Ebene.