Machtigingen bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot mappen en documenten binnen een dataroom . Met de weergave Machtigingen kun je de zichtbaarheid en toegangsrechten in de gehele datastructuur vanuit één interface beheren.

Open de weergave 'Machtigingen'

• Ga naar het tabblad Documenten .
• Navigeer naar de map die je wilt beheren.
• Gebruik de schakelaar 'Machtigingen' om het scherm 'Machtigingen' te openen.

Het systeem onthoudt automatisch je huidige locatie in de gegevensstructuur, zodat je direct de toegangsrechten voor de relevante inhoud kunt beheren.

Gebruikersgroepen selecteren

Wanneer je de weergave 'Machtigingen' voor het eerst in een sessie opent, word je mogelijk gevraagd de gebruikersgroepen te selecteren die je wilt beheren.

Eenmaal geselecteerd:

• De geselecteerde groepen worden weergegeven in het machtigingenoverzicht.
• Je kunt machtigingen vergelijken tussen meerdere groepen.
• De geselecteerde groepen blijven beschikbaar terwijl je door de dataroom navigeert.

Inzicht in de machtigingenweergave

De weergave 'Machtigingen' bestaat uit twee hoofdgebieden:

Gegevensboom

De gegevensstructuur toont de mappenstructuur van de dataroom . Je kunt:

• Bladeren door mappen en submappen.
• Selecteer een of meer items.
• Controleer de machtigingsindicatoren die bij mappen worden weergegeven.
   

Machtigingsraster

Het machtigingenoverzicht toont de geselecteerde items en de machtigingen die aan elke zichtbare groep zijn toegewezen.

Machtigingen wijzigen

• Selecteer de map(pen) of het document(en) dat je wilt beheren.
• Zoek de gebruikersgroep op in het machtigingenoverzicht.
• Werk de vereiste machtigingsinstellingen bij door op het pictogram te klikken of door met de rechtermuisknop op je selectie te klikken en vervolgens de machtiging te selecteren.

Wijzigingen worden direct vanuit het raster toegepast, zonder dat er extra configuratievensters hoeven te worden geopend.

Automatisch opslaan

Alle wijzigingen in machtigingen worden automatisch opgeslagen. Er is geen knop 'Opslaan' in het scherm 'Machtigingen'. Elke wijziging wordt direct na het aanbrengen opgeslagen.

Wijzigingen in publicatierechten

Hoewel wijzigingen automatisch worden opgeslagen, moeten ze nog steeds worden gepubliceerd voordat ze beschikbaar zijn in de gepubliceerde weergave. Wanneer er niet-gepubliceerde wijzigingen in de machtigingen zijn, geeft de algemene knop 'Publiceren' aan dat publicatie vereist is.

Zie voor gedetailleerde instructies: Wijzigingen publiceren

Kopieerrechten tussen groepen

Je kunt machtigingen van de ene groep kopiëren en toepassen op andere groepen. Dit is handig bij het aanmaken van nieuwe groepen die een bestaande machtigingsstructuur moeten overnemen.

Om machtigingen te kopiëren:

• Selecteer de brongroep.
• Gebruik de actie 'Machtigingen kopiëren'.
• Selecteer een of meer doelgroepen.
• Bevestig de actie.

De geselecteerde groepen ontvangen de gekopieerde machtigingsinstellingen.

Terug naar de documentenweergave

Wanneer je terugschakelt naar de documentenweergave, brengt het systeem je terug naar dezelfde locatie die je in de machtigingenweergave bekeek. Hierdoor kun je in de dataroom blijven werken zonder de context te verliezen.

Aanvullende opmerkingen
 

• Toegangsrechten kunnen worden beheerd op map- en documentniveau.
• Toestemmingswijzigingen worden automatisch opgeslagen.
• Wijzigingen in machtigingen moeten nog steeds worden gepubliceerd voordat ze in de gepubliceerde weergave worden weergegeven.
• Machtigingen op rootniveau worden apart beheerd. Zie Machtigingen op rootniveau beheren voor meer informatie.