Machtigingsrapporten bieden een gedetailleerd overzicht van de toegangsrechten die zijn toegewezen aan gebruikersgroepen binnen een dataroom. Je kunt deze rapporten gebruiken om machtigingen te controleren, toegangsinstellingen te verifiëren of machtigingsconfiguraties te delen met belanghebbenden.

Een machtigingsrapport genereren
 

1. Open het tabblad Documenten.
2. Schakel over naar de weergave 'Machtigingen'.
3. Selecteer de mappen die je wilt opnemen, indien van toepassing.
4. Zorg ervoor dat de gewenste gebruikersgroepen in het machtigingenoverzicht worden weergegeven.
5. Klik op Exporteren.
6. Selecteer het rapporttype.
7. Bevestig de export.

Het rapport wordt direct gegenereerd en is beschikbaar om te downloaden in het downloadcentrum.

Zie ook het gerelateerde artikel: Documenten downloaden .

Kies een rapporttype

Bij het exporteren kun je een van de volgende rapporttypen selecteren:

• Bouwweergave : Toont machtigingen op basis van de huidige werkconfiguratie. Gebruik dit rapport om de machtigingsinstellingen te controleren die worden voorbereid vóór publicatie.
• Gepubliceerde weergave : Toont de machtigingen die momenteel beschikbaar zijn in de gepubliceerde versie van de dataroom.
• Vergelijkingsweergave : Toont de verschillen tussen de bouwversie en de gepubliceerde versie, waardoor je in aanmerking komende wijzigingen in de gebruiksrechten kunt opsporen.

Inzicht in de exportomvang

Het rapport bevat alleen de gebruikersgroepen die momenteel worden weergegeven in de weergave Machtigingen. Als er meer groepen in het rapport nodig zijn, moeten deze eerst aan het machtigingenoverzicht worden toegevoegd voordat de export kan worden uitgevoerd.

Specifieke mappen exporteren

Je kunt machtigingen exporteren voor de gehele data room of voor een specifiek gedeelte van de datastructuur. Als een map of submap is geselecteerd tijdens het exporteren, wordt alleen de inhoud binnen die selectie geëxporteerd. Dit stelt je in staat om je te concentreren op een specifieke werkstroom, sectie of mapstructuur.

Inbegrepen informatie

De machtigingsrapporten bevatten de machtigingsdetails die zijn gekoppeld aan de geselecteerde items en gebruikersgroepen. Machtigings-ID's worden automatisch in het rapport opgenomen en vereisen geen verdere configuratie.

Beste praktijken
 

• Controleer of alle vereiste gebruikersgroepen zichtbaar zijn voordat je het rapport genereert.
• Controleer of de juiste map of submap is geselecteerd als je een beperkt bereik wilt exporteren.
• Gebruik de constructieweergave om de aanstaande wijzigingen te bekijken voordat ze worden gepubliceerd.
• Gebruik de weergave 'Gepubliceerd' om de huidige machtigingen van eindgebruikers te controleren.
• Gebruik de vergelijkingsweergave om verschillen tussen werk- en gepubliceerde gebruiksrechten te identificeren.