Les rapports d'autorisations offrent une vue d'ensemble détaillée des droits d'accès attribués aux groupes d'utilisateurs au sein d'une data room . Vous pouvez utiliser ces rapports pour examiner les autorisations, vérifier les paramètres d'accès ou partager les configurations d'autorisations avec les parties prenantes.
Générer un rapport d'autorisations
- Ouvrez l'onglet Documents.
- Passez à la vue Autorisations.
- Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez inclure, le cas échéant.
- Assurez-vous que les groupes d'utilisateurs souhaités sont affichés dans la grille des autorisations.
- Cliquez sur Exporter.
- Sélectionnez le type de rapport.
- Confirmez l'exportation.
Le rapport est généré immédiatement et mis à disposition pour téléchargement dans le centre de téléchargement.
Voir aussi l'article connexe : Téléchargement de documents .
Choisissez un type de rapport
Lors de l'exportation, vous pouvez sélectionner l'un des types de rapports suivants :
- Vue Construction : Affiche les autorisations en fonction de la configuration de travail actuelle. Utilisez ce rapport pour examiner les paramètres d’autorisation en cours de préparation avant publication.
- Vue publiée : Affiche les autorisations actuellement disponibles dans la version publiée de la data room .
- Vue comparative : Affiche les différences entre la version de développement et la version publiée, permettant d’identifier les modifications d’autorisation en attente.
Comprendre le périmètre d'exportation
Le rapport inclut uniquement les groupes d'utilisateurs actuellement affichés dans la vue Autorisations. Si d'autres groupes sont nécessaires, ils doivent être ajoutés à la grille des autorisations avant l'exportation.
Exporter des dossiers spécifiques
Vous pouvez exporter les autorisations pour l'ensemble de la data room ou pour une zone spécifique de l'arborescence. Si un dossier ou un sous-dossier est sélectionné lors de l'exportation, seul son contenu sera exporté. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur un flux de travail, une section ou une structure de dossiers en particulier.
Informations incluses
Les rapports d'autorisations contiennent les détails des autorisations associées aux éléments et groupes d'utilisateurs sélectionnés. Les identifiants d'autorisation sont automatiquement inclus dans le rapport et ne nécessitent aucune configuration supplémentaire.
Meilleures pratiques
- Vérifiez que tous les groupes d'utilisateurs requis sont visibles avant de générer le rapport.
- Vérifiez que le bon dossier ou sous-dossier est sélectionné si vous souhaitez exporter une portée limitée.
- Utilisez la vue Construction pour examiner les modifications en cours avant publication.
- Utilisez la vue publiée pour auditer les autorisations actuellement disponibles pour les utilisateurs finaux.
- Utilisez la vue comparative pour identifier les différences entre les autorisations en cours et les autorisations publiées.
