Sur Imprima VDR vous pouvez facilement renommer des dossiers et des documents en une seule fois depuis une feuille de calcul grâce à l'outil « Renommer en lot ». Veuillez suivre les étapes suivantes :
- Accédez à la plateforme et connectez-vous.
- Entrez dans la data room en tant que Deal Manager / Administrateur.
- Accédez à l'onglet Outils.
- Choisissez la fonctionnalité « Renommer en lot » parmi les options disponibles.
- Préparez une feuille de calcul Excel :
- Créer un classeur Excel.
- Dans la colonne A, indiquez les numéros d’index des dossiers/documents que vous souhaitez renommer.
- Dans la colonne B, indiquez les titres actuels de ces dossiers/documents.
- Dans la colonne C, répertoriez les nouveaux titres que vous souhaitez attribuer à ces dossiers/documents.
- Assurez-vous que la colonne A est formatée en tant que texte pour maintenir l'intégrité des numéros d'index.
- Assurez-vous que l’onglet est nommé « Sheet1 » (il doit rester en anglais)
- Enregistrer au format XLSX ou CSV
Considérations relatives aux lots
Les lots de renommage sont limités à 1 000 lignes. Si vous avez plus de mille éléments (dossiers ou documents) à renommer, vous devrez diviser votre feuille de calcul en plusieurs lots de 1 000 lignes maximum.
Vous n'avez pas besoin des en-têtes de colonnes. Commencez directement par le premier élément à renommer sur la ligne 1.
Votre feuille de calcul ne doit comporter qu’un seul onglet, nommé « Sheet1 » (le nom doit être en anglais).
- Cliquez sur « Sélectionner » pour importer la feuille de calcul Excel préparée et la télécharger sur le système.
- Vérifiez que les éléments ont été renommés correctement dans la colonne « Nouveau nom » dans l'écran d'aperçu/de confirmation du système.
- Une fois que vous avez confirmé que tout est correct, cliquez sur « Soumettre » pour appliquer les modifications et terminer le processus de renommage en lot.
- N'oubliez pas de publier vos modifications (dans l'onglet « Documents » ou « Autorisations»).
Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez contacter l'équipe d'assistance.
