Les autorisations déterminent quels groupes d'utilisateurs peuvent accéder aux dossiers et aux documents d'une data room . La vue Autorisations permet de gérer la visibilité et les droits d'accès dans l'arborescence des données depuis une interface unique.

Ouvrir la vue des autorisations

• Accédez à l'onglet Documents .
• Accédez au dossier que vous souhaitez gérer.
• Utilisez le bouton Autorisations pour ouvrir la vue Autorisations.

Le système conserve automatiquement votre position actuelle dans l'arborescence des données, vous permettant ainsi de gérer immédiatement les autorisations d'accès au contenu concerné.

Sélectionner les groupes d'utilisateurs

Lors de la première ouverture de la vue Autorisations au cours d'une session, il vous sera peut-être demandé de sélectionner les groupes d'utilisateurs que vous souhaitez gérer.

Une fois sélectionné :

• Les groupes sélectionnés sont affichés dans la grille des autorisations.
• Vous pouvez comparer les autorisations entre plusieurs groupes.
• Les groupes sélectionnés restent disponibles lorsque vous naviguez dans la data room .

Comprendre la vue des autorisations

La vue Autorisations se compose de deux zones principales :

Arbre de données

L'arborescence des données affiche la structure des dossiers de la data room . Vous pouvez :

• Parcourir les dossiers et sous-dossiers.
• Sélectionnez un ou plusieurs éléments.
• Vérifier les indicateurs d'autorisation affichés sur les dossiers.
   

Grille des autorisations

La grille des autorisations affiche les éléments sélectionnés et les autorisations attribuées à chaque groupe visible.

Modifier les autorisations

• Sélectionnez le(s) dossier(s) ou document(s) que vous souhaitez gérer.
• Repérez le groupe d'utilisateurs dans la grille des autorisations.
• Mettez à jour les paramètres d'autorisation requis en cliquant sur l'icône ou en cliquant avec le bouton droit sur votre sélection, puis en sélectionnant l'autorisation.

Les modifications sont appliquées directement depuis la grille sans ouvrir de fenêtres de configuration supplémentaires.

Sauvegarde automatique

Toutes les modifications d'autorisation sont enregistrées automatiquement. Il n'y a pas de bouton « Enregistrer » dans la vue Autorisations. Chaque modification est enregistrée dès qu'elle est effectuée.

Modifications des autorisations de publication

Bien que les modifications soient enregistrées automatiquement, elles doivent être publiées avant d'apparaître dans la vue publique. En cas de modifications d'autorisation non publiées, le bouton « Publier » global indique qu'une publication est requise.

Pour des instructions détaillées, consultez : Publication des modifications

Copie des autorisations entre groupes

Vous pouvez copier les autorisations d'un groupe et les appliquer à d'autres groupes. Cela s'avère utile lors de la création de nouveaux groupes qui doivent hériter d'une structure d'autorisations existante.

Pour copier les autorisations :

• Sélectionnez le groupe source.
• Utilisez l'action de copie des autorisations.
• Sélectionnez un ou plusieurs groupes cibles.
• Confirmez l'action.

Les groupes sélectionnés reçoivent les paramètres d'autorisation copiés.

Retour à la vue Documents

Lorsque vous revenez à l'affichage Documents, le système vous ramène à l'emplacement où vous vous trouviez dans l'affichage Autorisations. Vous pouvez ainsi continuer à travailler dans la data room sans perdre le contexte.

Notes complémentaires
 

• Les autorisations peuvent être gérées au niveau du dossier et du document.
• Les modifications d'autorisation sont enregistrées automatiquement.
• Les modifications d'autorisation doivent toujours être publiées avant d'être visibles dans la version publiée.
• Les autorisations de niveau racine sont gérées séparément. Consultez la section Gestion des autorisations de niveau racine pour plus d'informations.