Op Imprima VDR kun je eenvoudig mappen en documenten in één keer hernoemen vanuit een spreadsheet met de tool 'Hernoemen in Batch'. Volg de onderstaande stappen om verder te gaan:
- Ga naar het platform en log in.
- Betreed de dataroom als Dealmanager .
- Ga naar Gereedschap.
- Selecteer de functionaliteit 'Hernoemen in Batch' uit de beschikbare opties.
- Maak een Excel-spreadsheet:
- Maak een Excel-werkmap en gebruik data uit het Index Report.
- Vermeld in kolom A de indexnummers van de mappen die je wilt hernoemen.
- In kolom B vermeld je de huidige titels van deze mappen.
- Maak in kolom C een lijst van de nieuwe titels die je aan deze mappen wilt toewijzen.
- Zorg ervoor dat kolom A is opgemaakt als Tekst om de integriteit van de indexnummers te behouden.
- Zorg ervoor dat het tabblad de naam "Sheet1" heeft (het moet in het Engels blijven)
- Opslaan als XLSX of CSV
Overwegingen voor batches
Het hernoemen van batches is beperkt tot 1.000 regels . Als je meer dan duizend items (mappen of documenten) wilt hernoemen, moet je het spreadsheet opsplitsen in meerdere batches van maximaal 1.000 regels.
De kolomkoppen zijn niet nodig . Begin direct met het eerste item dat hernoemd moet worden op rij 1.
Je spreadsheet mag slechts één tabblad hebben met de naam 'Sheet 1' (de naam moet in het Engels zijn).
- Klik op ‘Selecteren’ om het voorbereide Excel-spreadsheet te importeren en naar het systeem te uploaden.
- Controleer of de mappen correct zijn hernoemd onder de kolom 'Nieuwe naam' in het voorbeeld-/bevestigingsscherm van het systeem.
- Nadat je hebt gecontroleerd of alles correct is, klik je op 'Verzenden' om de wijzigingen toe te passen en het batch-hernoemingsproces te voltooien.
- Vergeet niet de wijzigingen te publiceren (op het tabblad ‘Documenten’ of ‘Machtigingen’).
Als je vragen hebt of verdere hulp nodig hebt, neem dan contact op met het supportteam.
