Op Imprima VDR kunnen meerdere mappen tegelijk worden ingediend met behulp van een Excel-werkmap. Volg deze stappen om verder te gaan:
- Ga naar het platform en betreed de dataroom als Dealmanager .
- Ga naar het tabblad 'Tools'.
- Kies de optie 'Meerdere mappen verzenden'.
- Excel-spreadsheet voorbereiden:
- Maak een Excel-werkmap.
- Vermeld in kolom A de indexnummers van de mappen die u wilt aanmaken.
- Vermeld in kolom B de titels van de nieuwe mappen.
- Zorg ervoor dat kolom A is opgemaakt als Tekst om de integriteit van de indexnummers te behouden.
- Zorg ervoor dat het tabblad de naam “Sheet1” heeft (de tekst moet in het Engels blijven).
- Opslaan als XLSX of CSV.
Nieuwe mapindexnummering
Controleer of het indexnummer voor nieuwe mappen nog niet is aangemaakt in de room . Zo ja, dan worden deze gemarkeerd op het controlescherm, maar verwijderd wanneer je op 'Bevestigen' klikt.
Zorg ervoor dat de rijen alfabetisch gesorteerd zijn op basis van de indexnummering (kolom A).
Als er een indexnummering ontbreekt, worden er nog steeds ontbrekende mappen aangemaakt met de titel "[Leeg]". Deze kunnen later worden verwijderd met de tool Verwijderen in Batch.
Overwegingen voor batches
Het aanmaken van batches is beperkt tot 1.000 regels . Als je meer dan duizend items (mappen of documenten) wilt aanmaken moet je het spreadsheet opsplitsen in meerdere batches van maximaal 1.000 regels.
De kolomkoppen zijn niet nodig . Begin direct met het eerste item dat aangemaakt moet worden op rij 1.
Het spreadsheet mag slechts één tabblad hebben met de naam 'Sheet 1' (de naam moet in het Engels zijn).
- Klik op ‘Selecteren’ om het voorbereide Excel-spreadsheet te importeren en naar het systeem te uploaden.
- Het systeem geeft de nieuwe mappenstructuur weer, inclusief de indexnummers en titels.
- Controleer de informatie om er zeker van te zijn dat deze correct is.
- Kies welke machtigingsinstellingen je op deze nieuwe mappen wilt toepassen:
- Verborgen voor iedereen is standaard geselecteerd
- De nieuwe mappen kunnen rechten overnemen van bovenliggende mappen
- Nieuwe hoofdmappen kunnen geen rechten overnemen en worden standaard verborgen
- Klik op "Bevestigen" om de indiening te voltooien.
- Vergeet niet om indien nodig de machtigingsinstellingen te beheren en je wijzigingen te publiceren (op het tabblad 'Documenten' of 'Machtigingen').
Als je vragen hebt of verdere hulp nodig hebt, neem dan contact op met het supportteam.
