Sur Imprima VDR plusieurs dossiers peuvent être soumis simultanément à l'aide d'un classeur Excel. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Accédez à la plateforme et entrez dans la room en tant que Deal Manager .
- Allez dans l'onglet "Outils".
- Choisissez l’option intitulée « Soumettre plusieurs dossiers ».
- Préparez une feuille de calcul Excel :
- Créer un classeur Excel.
- Dans la colonne A, indiquez les numéros d’index des dossiers à créer.
- Dans la colonne B, indiquez les titres des nouveaux dossiers.
- Assurez-vous que la colonne A est formatée en texte pour maintenir l’intégrité des numéros d’index.
- Assurez-vous que l’onglet est nommé « Sheet1 » (il doit rester en anglais).
- Enregistrez au format XLSX ou CSV.
Nouvelle numérotation d'index des dossiers
Assurez-vous que le numéro d'index des nouveaux dossiers n'est pas déjà créé dans la dataroom. Si c'est le cas, ils seront mis en surbrillance sur l'écran de vérification, mais ne seront pas créés lorsque vous cliquerez sur « Confirmer ».
Assurez-vous que les lignes sont triées par ordre alphabétique en fonction de la numérotation de l'index (colonne A).
Même si une numérotation d'index est manquante, des dossiers manquants seront créés avec le titre « [Blank] ». Vous pourrez les supprimer ultérieurement à l'aide de l'outil de suppression en lot.
Considérations sur les lots
Les lots de création de dossiers sont limités à 1 000 lignes . Si vous avez plus de mille éléments (dossiers ou documents) à créer, vous devrez diviser votre feuille de calcul en plusieurs lots de 1 000 lignes maximum.
Vous n'avez pas besoin des en-têtes de colonnes . Commencez directement par le premier élément à créer sur la ligne 1.
Votre feuille de calcul ne doit comporter qu’un seul onglet, nommé « Sheet1 » (le nom doit être en anglais).
- Cliquez sur « Sélectionner » pour importer la feuille de calcul Excel préparée et la télécharger dans le système.
- Le système affichera la nouvelle structure du dossier, y compris les numéros d’index et les titres.
- Vérifiez les informations pour vous assurer de leur exactitude.
- Choisissez les paramètres d’autorisation que vous souhaitez voir appliqués à ces nouveaux dossiers :
- L'option « Masqué pour tout le monde » est sélectionnée par défaut.
- Les nouveaux dossiers peuvent hériter des autorisations des dossiers parents
- Les nouveaux dossiers principaux ne peuvent pas hériter des autorisations et seront masqués par défaut
- Cliquez sur « Confirmer » pour finaliser la soumission.
- N'oubliez pas de gérer les paramètres d'autorisation si nécessaire et de publier vos modifications (dans l'onglet « Documents » ou « Autorisations »).
Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez contacter l'équipe d'assistance.
