Pourquoi les paramètres PII ?
Les paramètres PII sont utilisés pour définir les options générales liées à Smart Redaction disponibles dans votre room . Par exemple, vous pouvez choisir les éléments PII qui sont cochés par défaut lors de l'application du caviardage automatique à vos documents ou vous pouvez ajouter des mots dans les listes à caviarder ou à exclure par défaut du caviardage.
Smart Redaction dans les paramètres
Pour accéder au menu, Smart Redaction doit être activé dans votre data room et vous devez y entrer en tant que Deal Manager . Si le caviardage n'y est pas encore disponible, n'hésitez pas à contacter votre Customer Success Manager.
Désactiver n'est pas supprimer
La désactivation de l'une des options (ou des deux) signifie que les boutons d'action ne seront pas affichés pour les utilisateurs associés. Toutes les parties caviardées/expurgées resteront telles quelles et ne seront plus modifiables.
Caviardage manuel
Cette option doit être cochée si vous avez besoin de caviarder manuellement vos documents (pour caviarder manuellement des mots, des lignes, des paragraphes ou des pages entières). En le décochant, le bouton d'action associé sera désactivé dans le document. Comme indiqué précédemment, la désactivation des commandes n'affectera pas les zones caviardées/expurgées des documents. Cela ne fera qu'empêcher toute autre modification.
Éléments d'informations personnelles
Les éléments d'informations personnelles identifiables (PII) sont inclus sous forme de listes prédéfinies que vous pouvez activer ou désactiver à volonté. En les désactivant au niveau des paramètres, vous ne pourrez pas les sélectionner et les appliquer aux documents/dossiers. Pour les afficher, développez la liste "Caviardage automatique - Éléments inclus" et repérez ceux marqués comme "Type : RGPD".
Les éléments PII proposés par Imprima VDR sont :
- Nom de l'entreprise
- Nom d'une personne
- Adresse
- Téléphone
- IBAN
- Date de naissance
- Numéro de sécurité sociale
- Passeport
- Valeur monétaire
Des mots spécifiques supplémentaires peuvent être ajoutés ou mis sur liste blanche en plus de ceux-ci, et cela est possible via les listes.
Listes
Des listes sont créées pour que les Deal Managers incluent ou excluent des mots de l'automatisation du caviardage. Le même gestionnaire de téléchargement de fichiers peut être trouvé sous :
- Caviardage automatique - Éléments inclus pour télécharger des mots à caviarder automatiquement.
- Caviardage automatique - Éléments exclus pour exclure automatiquement les mots du caviardage.
Pour continuer, préparez une liste de mots (un mot par ligne) à caviarder/expurger ou à ajouter à la liste blanche (exclus du caviardage) et enregistrez-la sous forme de fichier TXT (UTF-8 par défaut). Téléchargez ensuite ce fichier texte sur la plateforme et donnez un nom à votre nouvelle liste avant de cliquer sur "Suivant". N'oubliez pas d'enregistrer ce nouvel élément et de le gérer à partir de votre liste d'éléments inclus ou exclus.
Regex
Une expression régulière (abrégé en regex) est une séquence de caractères qui spécifie un modèle de correspondance dans le texte. Habituellement, ces modèles sont utilisés par des algorithmes de recherche de chaînes de caractères pour les opérations "trouver" ou "trouver et remplacer" sur ces chaînes, ou pour la validation de données. Dans notre cas, cela peut aider à automatiser la recherche (et le caviardage) de chaînes de chiffres ou de caractères, telles que des numéros de facture spécifiques, des enregistrements de brevets, etc.
Imprima ne fournit pas d'expressions régulières mais vous pouvez ajouter les vôtres à l'éditeur pour ensuite automatiser le caviardage de ces expressions. Le fonctionnement est le même que pour les listes : saisissez un nom pour ce processus et n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications. Vous pourrez ensuite appliquer cette expression à vos documents en choisissant “Auto Redact”.
