Recevoir et lire des messages

• Que vous soyez un Deal Manager ou un Bidder, vous pouvez être autorisé à accéder à l'onglet « Communications » pour afficher les messages et les notifications envoyés depuis la plateforme.

• Choisissez le type de notification que vous souhaitez afficher dans le volet de gauche et sélectionnez la notification dans la liste pour afficher son contenu.

• Notifications Q&R : toute notification relative à la plateforme Q&R, basée sur les privilèges de l'utilisateur, comme les réponses ajoutées, les questions transmises, etc.
• Rappels de tâche : tout rappel lié à une tâche envoyé par e-mail
• Notifications de publication : toute notification concernant des éléments nouvellement disponibles dans l'onglet Documents
• Autres messages : tout autre message (c'est-à-dire les messages personnalisés envoyés par les Deal Managers)
• Éléments supprimés : tout élément supprimé d'une autre liste

Envoyer des messages

Créer un message

• Dans l'onglet 'Communications', cliquez sur l'icône 'Ecrire un nouveau message' pour ouvrir la pop-up associée.

• Dans cette fenêtre contextuelle, entrez toutes les informations nécessaires pour composer votre message et choisissez les destinataires parmi les groupes d'utilisateurs de la VDR .

• Sélectionner les destinataires : sélectionnez ou développez un ou plusieurs groupes pour cocher les destinataires de votre message.
• Sélectionner les dossiers et documents à référencer : sélectionnez ou développez un ou plusieurs dossiers/documents pour les référencer dans votre message. Les éléments sélectionnés ne seront pas joints en tant que pièces jointes à votre message ni liés, uniquement répertoriés en tant que références.
• Objet de l'e-mail : écrivez ici l'objet de votre e-mail.
• Sélectionnez la catégorie d'e-mail : catégorisez votre e-mail en utilisant ce menu déroulant. Les utilisateurs pourront ensuite le retrouver facilement dans les catégories disponibles.
• Sélectionnez la priorité d'e-mail : hiérarchisez votre e-mail en choisissant faible, moyenne ou élevée.
• Zone de texte : écrivez votre message ou copiez-collez votre texte depuis une autre application ici.

• Cases à cocher
  • Vérification des autorisations : les paramètres d'autorisation ne seront pas vérifiés lors de l'envoi de cet e-mail. Faites attention aux éléments auxquels vous pouvez faire référence dans votre e-mail.
  • Contournement de la fréquence de notification du destinataire : En cochant cette case, l'e-mail sera envoyé au(x) destinataire(s) immédiatement, quelles que soient leurs préférences de fréquence de notification (gérées dans le profil).

• Boutons d'action : choisissez d'enregistrer votre brouillon, de le prévisualiser ou de l'envoyer directement aux utilisateurs sélectionnés.

Modifier un message

• Lorsque votre message a été enregistré en tant que brouillon, vous pouvez toujours le modifier en sélectionnant le message et en cliquant sur le bouton 'Modifier le message sélectionné' . Vous serez redirigé vers la fenêtre contextuelle "Composer un nouveau message".

Gestion de l'alias

• L'adresse e-mail du Deal Manager ne s'affichera pas lors de l'envoi d'un message depuis la plateforme. A la place, un alias en tant que nom de "l'expéditeur" est utilisé. Par défaut, l'alias est 'Administrateur'.

• Pour gérer cet alias, rendez vous dans votre espace profil et mettez à jour le champ 'Alias E-mail' avant d'enregistrer.