Catégories d'utilisateurs (rôles)

• Les utilisateurs sont regroupés dans 6 rôles principaux : Deal Managers, Reviewers, Q&R Experts, Bidders, Reviewers with Upload et Q&R Legal Check. Autant de groupes de chaque rôle peuvent être créés que nécessaire, avec autant d'utilisateurs individuels dans ces groupes.

• Les Deal Managers sont des administrateurs de room, qui ont accès aux fonctionnalités régissant le contenu et les utilisateurs. L'accès à certaines fonctionnalités ou certains contenus peut être supprimé, pour créer des 'Restricted Deal Managers' selon les besoins.

• Les Reviewers siègent du même côté de la transaction que l'équipe Deal Manager. Leur rôle est d'examiner le contenu auquel l'équipe Deal Manager leur a permis d'accéder, cela se fait via les autorisations. Ce rôle n'a pas accès aux questions et réponses .

• Les Bidders sont généralement des parties intéressées « du côté de l'achat ». Ils n'ont accès qu'au contenu tel qu'il est donné par les Deal Managers via les autorisations. Ils peuvent poser des questions si le Q&A est en cours d'utilisation et qu'ils y ont accès.

• Les Experts Q&R peuvent être activés pour aider dans le Q&A, l'équipe Deal Manager peut transférer manuellement les questions auxquelles ils ont besoin d'aide pour répondre, ou les questions peuvent être transférées automatiquement en fonction des sujets. L'accès au contenu peut également être accordé, cela se fait via les autorisations.

• Les Reviewers with Upload peuvent être ajoutés pour aider l'équipe de Deal Managers à remplir l'arborescence de données. Avec les bonnes autorisations sur les dossiers, ils peuvent télécharger des documents mais, par défaut, ne pas les publier. Ils n'ont accès à aucune autre zone de la plate-forme (y compris les questions et réponses).

• Les utilisateurs de Q&A Legal Check peuvent aider l'équipe Deal Manager en donnant leur approbation ou des avertissements contre les réponses envoyées via le système Q&A.

Création d'utilisateurs

• Accédez à l'onglet Utilisateurs et développez le rôle pour afficher le groupe nécessitant un nouvel utilisateur. Faites un clic droit sur le groupe ou utilisez les trois points pour afficher le menu contextuel. Choisissez "Ajouter un utilisateur" .

• Vous pouvez également cliquer sur le bouton "Ajouter un utilisateur" directement depuis le groupe.

• La page de création d'utilisateurs s'affiche et vous pouvez ajouter une ou plusieurs adresses e-mail comme noms d'utilisateur. Modifiez la langue du profil par défaut si elle est différente du groupe un. Permettez aux utilisateurs de se connecter en tant qu'invités en cochant l'option associée (voir plus à la fin de l'article). Les autres paramètres généraux ne sont pas modifiables à partir de là, vous devrez modifier le groupe d'utilisateurs si nécessaire.

• Choisissez si oui ou non les utilisateurs doivent être activés immédiatement (ou seulement créés), ou l'activation planifiée (voir également ci-dessous). Assurez-vous de cocher les notifications par e-mail appropriées à envoyer aux utilisateurs, et si l'authentification de second niveau (2FA) est activée.

• Cliquez sur Enregistrer pour valider vos modifications.

Activation des utilisateurs

Depuis le groupe

Activez les utilisateurs lors de leur création en cochant l'option "Activer les utilisateurs" et les notifications par e-mail correspondantes (invitation à la data room et notification du compte utilisateur). Ou programmez leur activation en choisissant la bonne date et heure (voir aussi ci-dessous).

Depuis la grille

Si vous avez créé les comptes d'utilisateurs à l'avance, ils sont affichés dans le groupe mais comme 'Suspendus'. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez activer et faites un clic droit sur votre sélection. Choisissez "Rétablir les utilisateurs" .

• Les utilisateurs qui ne se sont jamais connectés n'ont pas leur profil complété.
• Les utilisateurs qui n'ont pas eu d'activité récente sont suspendus au niveau du système. Les réactiver les rendra à nouveau actifs.

Une fenêtre contextuelle apparaît pour cocher les options appropriées (planification, envoi des invitations par e-mail associées). Confirmez les options et l'activation en cliquant sur 'Rétablir' .

Planifier le statut

• Pour programmer la suspension ou l'activation d'un compte , faites un clic droit sur les utilisateurs et sélectionnez « Suspendre les utilisateurs » ou « Rétablir les utilisateurs » en fonction de l'action requise.

• Cliquez sur "Planifier la suspension" ou "Planifier l'activation" selon le processus pour activer les options de temps.

• Sélectionnez une date / heure de début pour commencer la suspension / le rétablissement planifié d'un utilisateur.
  En cas de suspension, une date / heure de fin est disponible, ce qui réintégrera alors l'utilisateur. Utile si l'accès devait être automatiquement coupé pendant un week-end.

• Pour voir tous les événements planifiés , faites un clic droit sur un utilisateur ou des utilisateurs et sélectionnez « Planification des utilisateurs » . Cela affiche des détails sur les événements programmés, ainsi que la possibilité de modifier ou de supprimer des événements.

Utilisateurs invités

Lors de la création d'un nouvel utilisateur, vous avez la possibilité de définir l'accès en tant qu''utilisateur invité'. Cela signifie qu'un lien sera généré pour être partageable et accéder à la data room et à toutes les fonctionnalités liées à l'accès sans se connecter.

• Lors de la création de l'accès, cochez l'option "Utilisateurs invités" et choisissez d'activer sans envoyer d'invitation par e-mail. Confirmez la création de l'accès en cliquant sur 'Enregistrer' .

• Revenez aux paramètres de l'utilisateur en cliquant avec le bouton droit sur son nom d'utilisateur et en choisissant "Modifier l'utilisateur".

• Copiez le lien que vous partagerez avec le ou les utilisateurs associés.