Kategorie użytkowników (role)

• Użytkownicy są objęci 6 podstawowymi rolami: Deal Manager , Reviewer , eksperci ds. pytań i odpowiedzi, Bidder , Reviewer  z przesyłaniem oraz kontrola prawna pytań i odpowiedzi. W razie potrzeby można utworzyć dowolną liczbę grup każdej roli, z dowolną liczbą indywidualnych użytkowników w tych grupach.

• Deal Manager to administratorzy pokoju , którzy mają dostęp do funkcjonalności zarządzających treścią i użytkownikami. Dostęp do niektórych funkcji lub treści może zostać usunięty, aby w razie potrzeby utworzyć „ Deal Managera z ograniczeniami”.

• Reviewer  siedzą po tej samej stronie transakcji co zespół Deal Managera . Ich rolą jest przeglądanie treści, do których zespół Deal Managera zezwolił im na dostęp, odbywa się to za pośrednictwem Uprawnień. Ta rola nie ma dostępu do pytań i odpowiedzi .

• Bidder to zazwyczaj zainteresowane strony „kupujące”. Mają dostęp do treści tylko w zakresie określonym przez Deal Managera za pośrednictwem Uprawnień . Mogą zadawać pytania, jeśli pytania i odpowiedzi są w użyciu i mają do nich dostęp.

• Eksperci ds. pytań i odpowiedzi mogą zostać aktywowani, aby pomóc w ramach pytań i odpowiedzi, zespół Deal Managera może ręcznie przekazywać pytania, w których potrzebują odpowiedzi, lub pytania mogą być przekazywane automatycznie na podstawie tematów. Dostęp do treści można również przyznać, odbywa się to za pomocą opcji Uprawnienia .

• Można dodać rolę Reviewer z funkcją przesyłania , aby pomóc zespołowi Deal Managera zapełnić drzewo danych. Mając odpowiednie uprawnienia do folderów, mogą przesyłać dokumenty, ale domyślnie nie mogą ich publikować. Nie mają dostępu do żadnego innego obszaru platformy (w tym Q&A).

• Użytkownicy Q&A Legal Check mogą pomagać zespołowi Deal Manager , akceptując lub ostrzegając przed odpowiedziami wysyłanymi przez system pytań i odpowiedzi.

Tworzenie użytkowników

• Przejdź do zakładki Użytkownicy i rozwiń Rolę, aby wyświetlić Grupę wymagającą nowego użytkownika. Kliknij prawym przyciskiem myszy grupę lub użyj trzech kropek, aby wyświetlić menu kontekstowe. Wybierz „Dodaj grupę użytkowników” .

• Alternatywnie możesz kliknąć przycisk „Dodaj użytkownika” bezpośrednio z poziomu grupy.

• Zostanie wyświetlona strona tworzenia użytkowników , na której możesz dodać jeden lub kilka adresów e-mail jako nazwy użytkowników. Zmień domyślny język profilu, jeśli różni się od języka grupy 1. Zezwól użytkownikom na logowanie się jako goście, zaznaczając odpowiednią opcję (więcej informacji na końcu artykułu). Innych ustawień ogólnych nie można stamtąd edytować, w razie potrzeby trzeba będzie edytować grupę użytkowników .

• Wybierz, czy użytkownicy mają być aktywowani od razu (czy tylko utworzeni), czy aktywacja ma być zaplanowana na później (patrz również poniżej). Upewnij się, że zaznaczyłeś odpowiednie powiadomienia e-mail , które mają być wysyłane do użytkowników, oraz czy włączone jest uwierzytelnianie drugiego poziomu (2FA).

• Kliknij Zapisz , aby zatwierdzić zmiany.

Aktywacja użytkowników

Z poziomu grupy

Aktywuj użytkowników podczas ich tworzenia , zaznaczając opcję „Aktywuj użytkowników” i odpowiednie powiadomienia e-mail (zaproszenie do pokoju i powiadomienie o koncie użytkownika). Lub zaplanuj ich aktywację, wybierając odpowiednią datę i godzinę (patrz również poniżej).

Z siatki

Jeśli wcześniej utworzyłeś konta użytkowników, są one wyświetlane w grupie, ale jako „Zawieszone”. Wybierz użytkowników, których chcesz aktywować, i kliknij prawym przyciskiem myszy swój wybór. Wybierz „Przywróć użytkowników” .

• Użytkownicy, którzy nigdy się nie logowali, nie mają uzupełnionych profili.
• Użytkownicy, którzy nie mieli ostatnio żadnej aktywności, są zawieszani na poziomie systemu. Przywrócenie ich sprawi, że staną się znowu aktywni.

Pojawi się wyskakujące okienko, aby zaznaczyć odpowiednie opcje (planowanie, wysyłanie powiązanych zaproszeń e-mail). Potwierdź opcje i aktywację, klikając „Przywróć” .

Zaplanuj status konta

• Aby zaplanować zawieszenie lub aktywację konta , kliknij użytkowników prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „Zawieś użytkowników” lub „Przywróć użytkownika” w zależności od wymaganej czynności.

• Kliknij „Zaplanuj zawieszenie” lub „Zaplanuj przywrócenie” w zależności od procesu, aby aktywować możliwość wyboru czasu.

• Wybierz datę/godzinę rozpoczęcia, aby rozpocząć zaplanowane zawieszenie/przywrócenie konta użytkownika.
  W przypadku zawieszenia dostępna jest data/godzina zakończenia, która przywróci użytkownika. Przydatne, jeśli dostęp miał być automatycznie wyłączany na weekend.

• Aby zobaczyć zaplanowane wydarzenia , kliknij prawym przyciskiem myszy użytkownika lub użytkowników i wybierz opcję „Zaplanuj użytkowników” . Pokazuje szczegółowe informacje o zaplanowanych wydarzeniach, a także możliwość zmiany lub usunięcia wydarzeń.

Użytkownicy-goście

Podczas tworzenia nowego użytkownika masz możliwość ustawienia dostępu jako „Gość”. Oznacza to, że zostanie wygenerowany link umożliwiający udostępnianie i dostęp do pokoju danych oraz wszystkich funkcji związanych z dostępem bez logowania.

• Podczas tworzenia dostępu zaznacz opcję „Użytkownicy-goście” i wybierz aktywację bez wysyłania e-maili z zaproszeniami. Potwierdź utworzenie dostępu, klikając „Zapisz” .

• Wróć do ustawień użytkownika, klikając prawym przyciskiem myszy jego nazwę użytkownika i wybierając „Edytuj użytkownika”.

• Skopiuj stamtąd łącze , które udostępnisz powiązanym użytkownikom.