Kategorie użytkowników (role)

• Użytkownicy są objęci 6 podstawowymi rolami: menedżerowie transakcji (Deal Managerowie), recenzenci, eksperci ds. pytań i odpowiedzi, licytujący, recenzenci z przesyłaniem oraz kontrola prawna pytań i odpowiedzi. W razie potrzeby można utworzyć dowolną liczbę grup każdej roli, z dowolną liczbą indywidualnych użytkowników w tych grupach.

• Deal Managerowie to administratorzy pokoju, którzy mają dostęp do funkcjonalności zarządzających treścią i użytkownikami. Dostęp do niektórych funkcji lub treści może zostać usunięty, aby w razie potrzeby utworzyć „Menedżerów transakcji z ograniczeniami”.

• Recenzenci siedzą po tej samej stronie transakcji co zespół Deal Managera. Ich rolą jest przeglądanie treści, do których zespół Deal Manager zezwolił im na dostęp, odbywa się to za pośrednictwem Uprawnień. Ta rola nie ma dostępu do pytań i odpowiedzi .

• Oferenci to zazwyczaj zainteresowane strony „kupujące”. Mają dostęp do treści tylko zgodnie z Uprawnieniami udzielonymi przez Deal Managerów. Mogą zadawać pytania, jeśli pytania i odpowiedzi są w użyciu i mają do nich dostęp.

• Eksperci ds. pytań i odpowiedzi mogą zostać aktywowani, aby pomóc w ramach pytań i odpowiedzi, zespół Deal Manager może ręcznie przekazywać pytania, w których potrzebują odpowiedzi, lub pytania mogą być przekazywane automatycznie na podstawie tematów. Dostęp do treści można również przyznać, odbywa się to za pomocą opcji Uprawnienia .

• Można dodać recenzentów z funkcją przesyłania , aby pomóc zespołowi ds. zarządzania transakcjami zapełnić drzewo danych. Mając odpowiednie uprawnienia do folderów, mogą przesyłać dokumenty, ale domyślnie nie mogą ich publikować. Nie mają dostępu do żadnego innego obszaru platformy (w tym Q&A).

• Użytkownicy Q&A Legal Check mogą pomagać zespołowi Deal Managera, potwierdzając lub ostrzegając przed odpowiedziami wysyłanymi przez system pytań i odpowiedzi.
  
   

Tworzenie grupy

• Przejdź do zakładki Użytkownicy i wybierz rolę wymagającą nowej grupy. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Dodaj grupę użytkowników”.

• Wyznacz nazwę grupy .

• Użyj ustawień domyślnych lub skopiuj ustawienia z dowolnej istniejącej grupy o tej samej roli.

• Możesz wprowadzić adresy e-mail użytkowników w tej grupie teraz lub później.

• Jeśli tak, wybierz, czy chcesz „Aktywować” użytkowników na tym etapie. Aktywacja może być „teraz” lub zaplanowana na przyszły punkt w czasie.

• Wybierz, czy łącze do pokoju ma być wysyłane pocztą e-mail i czy ma być wysyłana wiadomość e-mail z utworzeniem konta . Domyślnie włączone jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (aby wejść do pokoju, użytkownicy będą musieli wprowadzić swoje dane uwierzytelniające i kod wygenerowany ze smartfona).

• Wybierz, czy grupa ma dostęp do pytań i odpowiedzi . Widok współdzielony umożliwia użytkownikom z tej samej grupy przeglądanie swoich pytań i odpowiedzi (domyślnie wyłączone).

• Wybierz, czy grupa powinna używać pobierania zbiorczego , gdy udostępniane są im dokumenty do pobrania, oraz czy aktywność tej grupy powinna wypełniać statystyki (obie opcje są domyślnie włączone).

• Znak wodny jest włączony zgodnie z ustawieniami pokoju (domyślnie włączony).

• Komunikaty o wejściu do pokoju można ustawić dla każdej grupy, jeśli któryś z nich jest już ustawiony w data room (reguły VDR i komunikat powitalny).

• Wszystkie inne ustawienia są ustawiane za pomocą „Najlepszych praktyk” i/lub kopiowania ustawień wstępnych na poziomie pokoju. Jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat Zaawansowanych Przywilejów, możesz skontaktować się z dedykowanym Customer Success Managerem.

• Kliknij „Zapisz”, aby zakończyć proces.

Jako podsumowanie

Edycja grupy

• Aby edytować grupę, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę grupy i wybierz „Edytuj grupę użytkowników” .

• W razie potrzeby edytuj dostępne opcje i kliknij przycisk Zapisz .

• W przypadku grup użytkowników z istniejącymi użytkownikami zostaniesz poproszony o potwierdzenie, czy zmiany powinny zostać odzwierciedlone w ustawieniach dostępu każdego użytkownika . Jeśli nie, zmiana konfiguracji Grupy dotyczyłaby tylko nowo dodanych Użytkowników.

Usuwanie grupy

• Aby usunąć grupę, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę grupy i wybierz „Usuń grupę użytkowników” .

• Wybierając tę czynność, zostaniesz poproszony o jej ponowne potwierdzenie, ponieważ nie można jej cofnąć.

• Grupa i jej Użytkownicy zostaną trwale usunięci z pokoju . Jednak powiązane statystyki oraz pozycje pytań i odpowiedzi pozostaną dostępne dla pozostałych Użytkowników, którym zostały udostępnione (w szczególności Deal Managerowie).