Benutzerkategorien (Rollen)

• Die Benutzer werden in 6 primären Rollen aufgeteilt: Deal Manager, Reviewer, Q&A-Experten, Bieter, Reviewer mit Upload und Q&A Legal Check. Für jede Rolle können beliebig viele Gruppen mit beliebig vielen einzelnen Benutzern in diesen Gruppen erstellt werden.

• Deal Manager sind Raumadministratoren, die Zugriff auf Funktionen haben, die Inhalte und Benutzer verwalten. Der Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Inhalte kann entfernt werden, um nach Bedarf „Restricted Deal Managers“ zu erstellen.

• Reviewer sitzen auf derselben Seite der Transaktion wie das Deal-Manager-Team. Ihre Rolle besteht darin, Inhalte zu überprüfen, auf die ihnen das Deal Manager-Team Zugriff gewährt hat. Dies erfolgt über Berechtigungen. Diese Rolle hat keinen Zugriff auf Q&A .

• Bidder sind in der Regel Interessenten auf der Käuferseite. Sie haben nur Zugriff auf Inhalte, die von den Deal Managern über Berechtigungen erteilt wurden. Sie können Fragen stellen, wenn das Q&A verwendet wird und sie Zugriff haben.

• Q&A-Experten können aktiviert werden, um innerhalb der Q&A zu helfen, das Deal Manager-Team kann Fragen, bei deren Beantwortung Hilfe benötigt wird, manuell weiterleiten, oder Fragen können basierend auf Themen automatisch weitergeleitet werden. Der Zugriff auf Inhalte kann ebenfalls gewährt werden, dies geschieht über Berechtigungen .

• Reviewer mit Upload können hinzugefügt werden, um das Deal Management-Team beim Füllen des Datenbaums zu unterstützen. Mit den richtigen Berechtigungen für Ordner können sie Dokumente hochladen, aber standardmäßig nicht veröffentlichen. Sie haben keinen Zugriff auf andere Bereiche der Plattform (einschließlich Q&A).

• Benutzer von Q&A Legal Check können das Deal Manager-Team unterstützen, indem sie Genehmigungen oder Warnungen vor Antworten erteilen, die über das Q&A-System gesendet werden.
  
   

Erstellen einer Gruppe

• Gehen Sie zur Registerkarte Benutzer und wählen Sie die Rolle aus, die eine neue Gruppe erfordert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Benutzergruppe hinzufügen“.

• Geben Sie einen Gruppennamen an .

• Verwenden Sie Standardeinstellungen oder kopieren Sie Einstellungen aus einer vorhandenen Gruppe derselben Rolle.

• Sie können die E-Mail-Adressen von Benutzern innerhalb dieser Gruppe jetzt oder später eingeben.

• Wenn dies der Fall ist, wählen Sie an dieser Stelle aus, ob Sie Benutzer „aktivieren“ möchten. Die Aktivierung kann „jetzt“ erfolgen oder für einen zukünftigen Zeitpunkt geplant werden.

• Wählen Sie aus, ob ein Link zum Raum per E-Mail gesendet wird und ob eine E-Mail zur Kontoerstellung gesendet wird . Standardmäßig ist die 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert (die Benutzer müssen ihre Anmeldeinformationen und einen von ihrem Smartphone generierten Code eingeben, um den Raum zu betreten).

• Wählen Sie aus, ob die Gruppe Q&A-Zugriff hat . Die gemeinsame Ansicht ermöglicht es Benutzern innerhalb derselben Gruppe , die Fragen und Antworten der anderen zu sehen (standardmäßig deaktiviert).

• Wählen Sie, ob die Gruppe den Batch-Download verwenden soll, wenn Dokumente für sie herunterladbar gemacht werden, und ob die Aktivität dieser Gruppe die Statistiken füllen soll (beide standardmäßig aktiviert).

• Das Wasserzeichen wird entsprechend den Raumeinstellungen aktiviert (Standardeinstellung: ein).

• Die Raumeintrittsnachrichten können pro Gruppe eingestellt werden, falls eine davon bereits in Ihrem Datenraum eingestellt ist ( VDR-Regeln und Willkommensnachricht).

• Alle anderen Einstellungen werden durch 'Best Practice' und/oder das Kopieren von Voreinstellungen auf Raumebene festgelegt. Sollten Sie weitere Details zu den erweiterten Privilegien benötigen, können Sie sich mit Ihrem zuständigen Customer Success Manager in Verbindung setzen.

• Klicken Sie auf „Speichern“ , um den Vorgang abzuschließen.

Als Rückblick

Bearbeiten einer Gruppe

• Um eine Gruppe zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen Sie „Benutzergruppe bearbeiten“ aus .

• Bearbeiten Sie alle verfügbaren Optionen nach Bedarf und klicken Sie auf Speichern .

• Bei Benutzergruppen mit bestehenden Benutzern werden Sie aufgefordert zu bestätigen, ob die Änderungen der Privilegien/Einstellungen auf ALLE Benutzer dieser Gruppe angewendet werden soll oder nicht. Wenn dies nicht der Fall ist, würde das Ändern der Einrichtung der Gruppe nur für neu hinzugefügte Benutzer gelten.

Gruppe löschen

• Um eine Gruppe zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen Sie „Benutzergruppe löschen“ .

• Wenn Sie diese Aktion auswählen, werden Sie aufgefordert, sie erneut zu bestätigen, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann.

• Die Gruppe und ihre Benutzer werden dauerhaft aus dem Raum entfernt . Die zugehörigen Statistiken und Q&A-Elemente bleiben jedoch für die verbleibenden Benutzer verfügbar , mit denen sie geteilt wurden (insbesondere Deal Manager).