Categorie di utenti (ruoli)

• Gli utenti sono racchiusi in 6 ruoli principali: Deal Manager, Revisori, Esperti Q&A, Offerenti, Revisori con caricamento e Controllo legale Q&A. È possibile creare un numero illimitato di gruppi di ciascun ruolo, con altrettanti utenti individuali in tali gruppi.

• I Deal Manager sono gli amministratori della data room che hanno accesso alle funzionalità che regolano i contenuti e gli utenti. L'accesso a determinate funzionalità o contenuti può essere rimosso per creare "Restricted Deal Manager" (Deal Manager con privilegi limitati), a seconda delle necessità.

• I Revisori si trovano dalla stessa parte della transazione del team Deal Manager. Il loro ruolo è quello di rivedere i contenuti a cui il team Deal Manager ha permesso loro di accedere, tramite i permessi. Questo ruolo non ha accesso all'area Q&A.

• Gli Offerenti sono tipicamente parti interessate "buy-side". Hanno accesso solo ai contenuti forniti dai Deal Manager tramite i Permessi. Possono sollevare domande se il Q&A è in uso e se hanno accesso.

• Gli Esperti Q&A possono essere attivati per aiutare durante il processo di Q&A, il team dei Deal Manager può inoltrare manualmente le domande a cui necessita di assistenza per rispondere, oppure le domande possono essere inoltrate automaticamente in base agli argomenti. L'accesso ai contenuti può essere concesso anche tramite i Permessi.

• È possibile aggiungere Revisori con caricamento per aiutare il team di Deal Manager a popolare l'albero dati. Con le giuste autorizzazioni sulle cartelle, possono caricare documenti ma, per impostazione predefinita, non pubblicarli. Non hanno accesso a nessun'altra area della piattaforma (incluso il Q&A).

• Gli utenti di Legal Check Q&A (Controllo Legale Q&A) possono assistere il team di Deal Manager approvando o avvertendo le risposte inviate attraverso il sistema Q&A.
  
   

Crea un gruppo

• Vai alla scheda Utenti e seleziona il ruolo che richiede un nuovo gruppo. Fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere "Aggiungi gruppo utenti".

• Designare un nome di gruppo .

• Utilizzare le impostazioni predefinite o copiare le impostazioni da qualsiasi gruppo esistente dello stesso ruolo.

• Puoi inserire gli indirizzi e-mail degli utenti di questo gruppo ora o in seguito.

• In tal caso, scegli se "Attivare" gli utenti in questa fase. L'attivazione può essere "Adesso" o programmata per un momento futuro.

• Selezionare se inviare un link alla data room via e-mail e se inviare un'e-mail per la creazione dell'account. Per impostazione predefinita, è abilitata l'Autenticazione a 2 Fattori (gli utenti dovranno inserire le proprie credenziali e un codice generato dal proprio smartphone per accedere alla data room).

• Scegli se il gruppo ha accesso al Q&A. La visualizzazione condivisa consente agli utenti dello stesso gruppo di vedere le domande e risposte reciproche (impostazione predefinita disattivata).

• Scegli se il gruppo può utilizzare la funzione Batch Download (se i documenti sono scaricabili) e se l'attività del gruppo deve essere inserita nelle statistiche (entrambe le opzioni sono attivate).

• La filigrana è abilitata in base alle impostazioni della data room (per impostazione predefinita è abilitata).

• I messaggi di ingresso nella data room possono essere impostati per gruppo, se uno di questi è già impostato nella tua data room (Regole VDR e messaggio di benvenuto).

• Tutte le altre impostazioni sono impostate da "Best Practice" e/o da preimpostazioni a livello di data room. Se hai bisogno di maggiori dettagli sui privilegi avanzati, puoi contattare il tuo Customer Success Manager dedicato.

• Fai clic su "Salva" per completare la procedura.

Per riassumere

Modifica un gruppo

• Per modificare un gruppo, fai clic con il tasto destro del mouse sul nome del gruppo e seleziona "Modifica gruppo utenti".

• Modifica le opzioni disponibili come necessario e fai clic su Salva .

• Per i gruppi di utenti con utenti esistenti, viene richiesto di confermare se le modifiche devono essere riflesse nelle impostazioni di accesso di ciascun utente. In caso contrario, la modifica della configurazione del gruppo si applicherà solo ai nuovi utenti aggiunti.

Elimina il gruppo

• Per eliminare un gruppo, fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del gruppo e selezionare "Elimina gruppo utenti".

• Scegliendo questa azione, ti verrà chiesto di confermarla ancora una volta, poiché non può essere annullata.

• Il gruppo e i suoi utenti saranno rimossi definitivamente dalla data room. Tuttavia, le relative statistiche e gli elementi di Q&A rimarranno disponibili per gli altri utenti con cui sono stati condivisi (in particolare per i Deal Manager).