Categorie di utenti (ruoli)

• Gli utenti sono racchiusi in 6 ruoli principali: Deal Manager, Revisori, Esperti Q&A, Offerenti, Revisori con caricamento e Controllo legale Q&A. È possibile creare un numero illimitato di gruppi di ciascun ruolo, con altrettanti utenti individuali in tali gruppi.

• I Deal Manager sono gli amministratori della data room che hanno accesso alle funzionalità che regolano i contenuti e gli utenti. L'accesso a determinate funzionalità o contenuti può essere rimosso per creare "Restricted Deal Manager" (Deal Manager con privilegi limitati), a seconda delle necessità.

• I Revisori si trovano dalla stessa parte della transazione del team di Deal Manager. Il loro ruolo è quello di rivedere i contenuti a cui il team di Deal Manager ha permesso loro di accedere, tramite i permessi. Questo ruolo non ha accesso all'area Q&A.

• Gli Offerenti sono tipicamente le parti interessate "buy-side". Hanno accesso solo ai contenuti forniti dai Deal Manager tramite i Permessi. Possono sollevare domande se il Q&A è in uso e se hanno accesso.

• Gli Esperti Q&A possono essere attivati per aiutare durante il processo di Q&A; il team dei Deal Manager può inoltrare manualmente le domande a cui necessita di assistenza per rispondere, oppure le domande possono essere inoltrate automaticamente in base agli argomenti. L'accesso ai contenuti può essere concesso anche tramite i Permessi.

• È possibile aggiungere Revisori con caricamento per aiutare il team di Deal Manager a popolare l'albero dati. Con le giuste autorizzazioni sulle cartelle, possono caricare documenti ma, per impostazione predefinita, non pubblicarli. Non hanno accesso a nessun'altra area della piattaforma (incluso il Q&A).

• Gli utenti Legal Check Q&A (Controllo Legale Q&A) possono assistere il team di Deal Manager approvando o avvertendo le risposte inviate attraverso il sistema Q&A.

Crea gli utenti

• Vai alla scheda Utenti ed espandi il Ruolo per visualizzare il gruppo che richiede un nuovo utente. Fare clic con il tasto destro del mouse sul gruppo o utilizzare i tre puntini per visualizzare il menu contestuale. Scegli "Aggiungi utente/i".

• In alternativa, puoi fare clic sul pulsante "Aggiungi utente" direttamente dal gruppo.

• Viene visualizzata la pagina di creazione degli utenti e si possono aggiungere uno o più indirizzi e-mail come nomi utente. Modificare la lingua predefinita del profilo se è diversa da quella del Gruppo. Abilitare gli utenti di accedere come Ospiti selezionando l'opzione relativa (vedi di più alla fine dell'articolo). Le altre impostazioni generali non sono modificabili da qui; dovrai modificare il Gruppo utenti se necessario.

• Scegli se gli utenti devono essere attivati subito (o solo creati) o se l'attivazione deve essere programmata (vedi anche sotto). Assicurati di selezionare le notifiche e-mail appropriate da inviare agli utenti e di abilitare l'autenticazione di secondo livello (2FA).

• Fare clic su Salva per convalidare le modifiche.

Attiva gli utenti

Dal Gruppo

Attiva gli utenti durante la loro creazione selezionando l'opzione "Attiva utenti" e le relative notifiche via e-mail (invito alla data room e notifica dell'account utente). Oppure programma la loro attivazione scegliendo la data e l'ora giusta (vedi anche sotto).

Dalla Griglia

Se hai creato gli account utente in precedenza, questi vengono visualizzati nel gruppo ma come "Sospesi". Seleziona gli utenti che desideri attivare e fai clic con il tasto destro del mouse sulla selezione. Scegli "Reinserisci utenti" .

• Gli utenti che non hanno mai effettuato l'accesso non hanno il profilo completato.
• Gli utenti che non hanno avuto attività recenti sono sospesi a livello di sistema. Ripristinandoli, saranno nuovamente attivi.

Viene visualizzato un pop-up per selezionare le opzioni appropriate (programmazione, invio dei relativi inviti via e-mail). Confermare le opzioni e l'attivazione cliccando su "Reinserisci".

Programma lo stato dell'account

• Per programmare la sospensione o l'attivazione di un account, fai clic con il tasto destro del mouse sugli utenti e seleziona "Sospendi utente/i" o "Reinserisci utente/i" a seconda dell'azione necessaria.

• Fai clic su "Pianifica sospensione" o "Pianifica ripristino" a seconda del processo per attivare le opzioni temporali.

• Selezionare una data/ora di inizio per iniziare la sospensione/ripristino programmato di un utente.
  In caso di sospensione, è disponibile una data/ora di fine, che consentirà di ripristinare l'utente. Utile se l'accesso deve essere disattivato automaticamente durante il fine settimana.

• Per visualizzare gli eventi programmati, fai clic con il tasto destro del mouse su uno o più utenti e seleziona "Pianifica utenti". In questo modo vengono visualizzati i dettagli degli eventi programmati, insieme alla possibilità di modificare o eliminare gli eventi.

Utenti ospiti

Quando crei un nuovo utente, è possibile impostare l'accesso come "Utente ospite". Ciò significa che verrà generato un link da condividere per accedere alla data room e a tutte le funzionalità di accesso, senza effettuare il login.

• Durante la creazione dell'accesso, seleziona l'opzione "Utenti ospiti" e scegli di attivare senza inviare alcun invito via email. Conferma la creazione dell'accesso cliccando su 'Salva' .

• Torna alle Impostazioni dell'utente facendo clic con il tasto destro del mouse sul suo nome utente e scegliendo "Modifica utente".

• Copia da qui il link da condividere con i relativi utenti.