Gebruikersrollen

• Gebruikers zijn opgenomen in 6 primaire rollen: Dealmanagers, Reviewers, Q&A Experts, Bidders, Reviewers met uploadrechten en de Q&A Legal Check. Er kunnen zoveel groepen binnen elke rol worden gemaakt als nodig is, met even zoveel individuele gebruikers in die groepen

• Dealmanagers zijn dataroom admins, die toegang hebben tot alle functionaliteiten voor inhoud en gebruikers. Toegang tot bepaalde privileges kunnen worden aangepast voor de rol van 'Restricted Dealmanager' 

• Reviewers zitten aan dezelfde kant van de transactie als het Dealmanager-team. Hun rol is het beoordelen van inhoud waartoe het Dealmanager-team hen toegang heeft verleend, dit gebeurt via de Machtigingen. Deze gebruikers hebben geen toegang tot de Q&A 

• Bidders zijn 'buy-side' geïnteresseerde partijen. Ze hebben alleen toegang tot de inhoud zoals vrijgegeven door de Dealmanager via Machtigingen. Zij kunnen vragen stellen als de Q&A voor de groep is geactiveerd

• Q&A-experts kunnen worden ingezet voor het beantwoorden van vragen binnen de Q&A. Het Dealmanager-team kan handmatig vragen doorsturen waar ze hulp bij nodig hebben, of vragen kunnen automatisch worden doorgestuurd op basis van aangemaakte onderwerpen. Er kan ook contenttoegang worden verleend, dit gebeurt via Machtigingen 

• Reviewers met uploadrechten kunnen worden toegevoegd om het Dealmanager-team te helpen bij het vullen van de datatree. Met de juiste machtigingen voor specifieke mappen kunnen ze documenten uploaden, maar deze standaard niet publiceren. Ze hebben geen toegang tot enig ander deel van het platform (inclusief de Q&A)

• Gebruikers van Q&A Legal Check kunnen het Dealmanager-team ondersteunen door antwoorden te beoordelen en goed te keuren of te waarschuwen voor legal issues
   

Gebruikers toevoegen

• Ga naar het tabblad Gebruikers en open de groepsrol om de gebruikersgroep weer te geven aan welke een nieuwe gebruiker moet worden toegevoegd. Klik met de rechtermuisknop op de beoogde gebruikersgroep of gebruik de drie puntjes om het contextmenu weer te geven. Kies 'Gebruiker(s) toevoegen' 

• Je kunt ook rechtstreeks vanuit de groep op de knop 'Gebruiker toevoegen' klikken

• De pagina Gebruikers aanmaken wordt weergegeven en je kunt één of meerdere e-mailadressen als gebruikersnaam toevoegen. Wijzig de standaard profieltaal als deze verschilt van de taal van de groep

• Kies of de gebruikers al dan niet meteen moeten worden geactiveerd (of alleen moeten worden toegevoegd), of dat de activering moet worden gepland (zie ook hieronder). Zorg ervoor dat je de juiste e-mailmeldingen aanvinkt die naar de gebruikers moeten worden verzonden en dat Second Level Authentication (2FA) is ingeschakeld

• Klik op Opslaan om de wijzigingen te valideren

Gebruikers activeren

Van groep

Activeer de gebruikers tijdens het aanmaken door de optie 'Gebruikers activeren' aan te vinken en de relevante e-mailmeldingen (dataroomuitnodiging en activeringsmail). Of plan hun activering door juiste datum en tijd te kiezen (zie ook hieronder)

Van grid

Als je de gebruikersaccounts van tevoren hebt aangemaakt worden ze in de groep weergegeven als 'Geblokkeerd'. Selecteer de gebruikers die je wilt activeren en klik met de rechtermuisknop op je selectie. Kies ‘Gebruikers deblokkeren’

• Gebruikers die nog nooit hebben ingelogd, hebben hun profiel niet ingevuld (lege invoervelden)
• Gebruikers die geen recente activiteit hebben gehad, worden geblokkeerd op systeemniveau. Als je ze deblokkeert, worden ze weer actief

Er verschijnt een pop-up om de juiste opties aan te vinken (plannen, verzenden van de relevante e-mailuitnodigingen). Bevestig de opties en de activatie door op 'Deblokkeren' te klikken

Accountstatus inplannen

• Om de blokkering of activering van een account in te plannen, klik je met de rechtermuisknop op de gebruikers en selecteer je 'Gebruiker(s) blokkeren' of 'Gebruiker(s) deblokkeren', afhankelijk van de vereiste actie

• Klik afhankelijk van het proces op 'Gepland blokkeren' of 'Gepland deblokkeren' om de tijdopties te activeren

• Selecteer een begindatum/-tijd om de geplande blokkering/deblokkering van een gebruiker te starten.
  Bij blokkering is er een einddatum/-tijd beschikbaar, die de gebruiker dan zou blokkeren. Handig als de toegang in een weekend automatisch moet worden uitgeschakeld

• Om geplande gebeurtenissen te zien, klik je met de rechtermuisknop op een gebruiker of gebruikers en selecteer je ‘Gebruikers inplannen’. Dit toont details over geplande evenementen, samen met de mogelijkheid om geplande acties te wijzigen of te verwijderen

Gastgebruikers

Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker heb je de mogelijkheid om de toegang in te stellen als 'Gastgebruiker'. Dit betekent dat er een link wordt gegenereerd die deelbaar is en toegang geeft tot de data room en alle toegangsgerelateerde functionaliteiten zonder in te loggen

• Vink tijdens het aanmaken van de toegang de optie 'Gastgebruikers' aan en kies ervoor om te activeren zonder een e-mailuitnodiging te sturen. Bevestig het aanmaken van de toegang door op 'Opslaan' te klikken

• Ga terug naar de gebruikersinstellingen door met de rechtermuisknop op de gebruikersnaam te klikken en 'Gebruiker bewerken' te kiezen

• Kopieer vanaf daar de link die u deelt met de gerelateerde gebruiker(s)