Gebruikersrollen

• Gebruikers zijn opgenomen in 6 primaire rollen: Dealmanagers, Reviewers, Q&A Experts, Bidders, Reviewers met uploadrechten en de Q&A Legal Check. Er kunnen zoveel groepen binnen elke rol worden gemaakt als nodig is, met even zoveel individuele gebruikers in die groepen

• Dealmanagers zijn dataroom admins, die toegang hebben tot alle functionaliteiten voor inhoud en gebruikers. Toegang tot bepaalde privileges kunnen worden aangepast voor de rol van 'Restricted Dealmanager' 

• Reviewers zitten aan dezelfde kant van de transactie als het Dealmanager-team. Hun rol is het beoordelen van inhoud waartoe het Dealmanager-team hen toegang heeft verleend, dit gebeurt via de Machtigingen. Deze gebruikers hebben geen toegang tot de Q&A 

• Bidders zijn 'buy-side' geïnteresseerde partijen. Ze hebben alleen toegang tot de inhoud zoals vrijgegeven door de Dealmanager via Machtigingen. Zij kunnen vragen stellen als de Q&A voor de groep is geactiveerd

• Q&A-experts kunnen worden ingezet voor het beantwoorden van vragen binnen de Q&A. Het Dealmanager-team kan handmatig vragen doorsturen waar ze hulp bij nodig hebben, of vragen kunnen automatisch worden doorgestuurd op basis van aangemaakte onderwerpen. Er kan ook contenttoegang worden verleend, dit gebeurt via Machtigingen 

• Reviewers met uploadrechten kunnen worden toegevoegd om het Dealmanager-team te helpen bij het vullen van de datatree. Met de juiste machtigingen voor specifieke mappen kunnen ze documenten uploaden, maar deze standaard niet publiceren. Ze hebben geen toegang tot enig ander deel van het platform (inclusief de Q&A)

• Gebruikers van Q&A Legal Check kunnen het Dealmanager-team ondersteunen door antwoorden te beoordelen en goed te keuren of te waarschuwen voor legal issues
  
   

Een groep maken

• Ga naar het tabblad Gebruikers en selecteer de rol waarvoor een nieuwe groep nodig is. Klik met de rechtermuisknop en kies ‘Gebruikersgroep toevoegen’

• Maak een groepsnaam aan - deze is alleen zichtbaar voor Dealmanagers

• Gebruik standaardinstellingen of kopieer instellingen van een bestaande groep met eenzelfde rol

• Je kunt de e-mailadressen van gebruikers binnen deze groep direct of later invoeren

• Kies of je gebruikers na het invoeren wilt 'activeren'. Activering kan 'Nu' zijn of gepland voor een toekomstig tijdstip. Let op, wanneer je gebruikersaccounts activeert zullen er ook al machtigingen moeten zijn ingesteld voor deze nieuwe groep. Standaard staan alle machtigingen voor een nieuwe groep namelijk op VERBORGEN

• Wanneer je kiest voor 'activeren' verschijnt er een aantal tickboxes. Vink de eerste twee tickboxes aan voor het versturen van de Uitnodigingsmail en de Activeringsmail, deze laatste mail is voor nieuwe gebruikers op ons platform. Standaard is ook de 2-factor-authenticatie ingeschakeld (de gebruikers moeten hun inloggegevens en een code die door hun smartphone is gegenereerd invoeren om de dataroom binnen te gaan)

• Kies of de groep Q&A-toegang heeft. Met 'Shared View' kunnen gebruikers binnen dezelfde groep elkaars Q&A zien (standaard uitgeschakeld)

• Kies of de groep de functie Batch download kan gebruiken (als documenten voor hen downloadbaar zijn gemaakt)

• Het watermerk is ingeschakeld volgens de dataroom (standaard aan)

• De Room Entry Messages kunnen per groep worden ingesteld als deze al in de dataroom zijn opgesteld (VDR -regels en welkomstbericht)

• Alle andere instellingen worden ingesteld door 'Best Practice' en/of presets van de dataroom. Voor meer informatie over de ‘geavanceerde privileges’ kun je contact opnemen met de aangewezen Customer Success Manager

• Klik op 'Opslaan' om het proces te voltooien

Samenvatting

Groep bewerken

• Om een groep te bewerken, klik je met de rechtermuisknop op de groepsnaam en selecteer je 'Gebruikersgroep bewerken' 

• Bewerk eventueel beschikbare opties en klik op Opslaan 

• Voor gebruikersgroepen met bestaande gebruikers wordt gevraagd te bevestigen of de wijzigingen moeten worden doorgevoerd in de privileges van elke gebruiker. Als dit niet het geval is, is het wijzigen van de configuratie van de groep alleen van toepassing op nieuwe toegevoegde gebruikers

Groep verwijderen

• Om een groep te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op de groepsnaam en selecteer je 'Gebruikersgroep verwijderen' 

• Door deze actie te kiezen, wordt gevraagd om een extra bevestiging, aangezien deze niet ongedaan kan worden gemaakt

• De groep en zijn gebruikers zullen definitief uit de dataroom worden verwijderd. De gerelateerde rapportage en Q&A-items blijven echter beschikbaar voor de Dealmanager