Catégories d'utilisateurs (rôles)

• Les utilisateurs sont répartis dans 6 rôles principaux : les Deal Managers, les Reviewers, les Q&A Experts, les Bidders, lesReviewers with Upload et les Q&A Legal Checks. Autant de groupes de chaque rôle peuvent être créés que nécessaire, avec autant d'utilisateurs individuels dans ces groupes.

• Les Deal Managers sont des administrateurs de salle, qui ont accès aux fonctionnalités régissant le contenu et les utilisateurs. L'accès à certaines fonctionnalités ou certains contenus peut être supprimé, pour créer des «Deal Managers restreints» selon les besoins.

• Les Reviewers siègent du même côté de la transaction que l'équipe Deal Manager. Leur rôle est d'examiner le contenu auquel l'équipe Deal Manager leur a permis d'accéder, cela se fait via les autorisations. Ce rôle n'a pas accès aux questions et réponses .

• Les Bidders sont généralement des parties intéressées « du côté acheteur ». Ils n'ont accès qu'au contenu tel qu'il est donné par les Deal Managers via les autorisations. Ils peuvent poser des questions si le Q&A est en cours d'utilisation et qu'ils y ont accès.

• Les Experts Q&R peuvent être activés pour aider dans le Q&A, l'équipe Deal Manager peut transférer manuellement les questions auxquelles ils ont besoin d'aide pour répondre, ou les questions peuvent être transférées automatiquement en fonction des sujets. L'accès au contenu peut également être accordé, cela se fait via l'onglet Autorisations.

• Des Reviewers with Upload peuvent être ajoutés pour aider l'équipe de Deal Managers à remplir l'arborescence de données. Avec les bonnes autorisations sur les dossiers, ils peuvent télécharger des documents mais, par défaut, ne pas les publier. Ils n'ont accès à aucune autre zone de la plate-forme (y compris les questions et réponses).

• Les utilisateurs de Q&A Legal Check peuvent aider l'équipe Deal Manager en donnant leur approbation ou des avertissements contre les réponses envoyées via le système Q&A.
  
   

Création de groupe

• Accédez à l'onglet Utilisateurs et sélectionnez le rôle nécessitant un nouveau groupe. Faites un clic droit et choisissez "Ajouter un groupe d'utilisateurs".

• Désignez un nom de groupe .

• Utilisez les paramètres par défaut ou copiez les paramètres de n'importe quel groupe existant du même rôle.

• Vous pouvez saisir les adresses e-mail des utilisateurs de ce groupe maintenant ou plus tard.

• Si tel est le cas, choisissez d'activer ou non les utilisateurs à ce stade. L'activation peut être « Maintenant » ou planifiée pour un moment futur.

• Sélectionnez si un lien vers la data room est envoyé par e-mail et si un e-mail de création de compte est envoyé . Par défaut, l'authentification à 2 facteurs est activée (les utilisateurs devront saisir leurs identifiants et un code généré depuis leur smartphone pour entrer dans la VDR).

• Choisissez si le groupe a accès aux questions-réponses . La vue partagée permet aux utilisateurs d'un même groupe de voir les questions et réponses des autres (désactivé par défaut).

• Choisissez si le groupe doit utiliser le téléchargement en lot lorsque les documents sont rendus téléchargeables pour celui-lui et si l'activité de ce groupe doit remplir les statistiques (les deux sont activés par défaut).

• Le filigrane est activé en fonction des paramètres de la VDR (activé par défaut).

• Les messages d'entrée en data room peuvent être définis par groupe si l'un d'entre eux est déjà défini depuis les paramètres (règles VDR et message de bienvenue).

• Tous les autres paramètres sont définis selon l'usage et/ou copient les préréglages au niveau de la VDR. Si vous avez besoin de plus de détails sur les privilèges avancés, vous pouvez contacter votre Customer Success Manager dédié.

• Cliquez sur 'Enregistrer' pour terminer le processus.

Le récap'

Modification d'un groupe

• Pour modifier un groupe, faites un clic droit sur le nom du groupe et sélectionnez "Modifier le groupe d'utilisateurs" .

• Modifiez les options disponibles selon vos besoins et cliquez sur Enregistrer .

• Pour les groupes d'utilisateurs avec des utilisateurs existants, vous êtes invité à confirmer si les modifications doivent ou non être reflétées dans les paramètres d'accès de chaque utilisateur . Sinon, la modification de la configuration du groupe ne s'appliquerait qu'aux nouveaux utilisateurs ajoutés.

Suppression d'un groupe

• Pour supprimer un groupe, faites un clic droit sur le nom du groupe et sélectionnez "Supprimer le groupe d'utilisateurs" .

• En choisissant cette action, vous serez invité à la confirmer une fois de plus car elle ne peut pas être annulée.

• Le Groupe et ses Utilisateurs seront définitivement retirés de la data room. Cependant, les statistiques associées et les éléments de questions-réponses resteront disponibles pour les autres utilisateurs avec lesquels ils ont été partagés (les Deal Managers en particulier).