Benutzerkategorien (Rollen)

• Benutzer sind in 6 primären Rollen enthalten: Deal Manager , Reviewer , Q&A Experten, Bidder, Reviewer with Upload und Q&A Legal Check. Sie können für jede Rolle so viele Gruppen erstellen, wie Sie benötigen, mit beliebig vielen einzelnen Benutzern in der jeweiligen Gruppe.

• Deal Manager  sind Raumadministratoren, die Zugriff auf Funktionen haben, die Inhalte und Benutzer regeln. Der Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Inhalte kann bei Bedarf entfernt werden, um 'Restricted Deal Managers' zu erstellen.

• Reviewer sind auf derselben Seite der Transaktion tätig wie das Deal Manager Team. Ihre Aufgabe ist es, Inhalte zu prüfen, für die das Deal Manager Team ihnen den Zugriff erlaubt hat. Dies erfolgt über Berechtigungen. Diese Rolle hat keinen Zugriff auf Q&A .

• Bidder sind in der Regel Interessenten auf der Käuferseite. Sie haben nur Zugriff auf Inhalte, die ihnen vom Deal Manager über Berechtigungen erteilt wurden. Sie können Fragen stellen, wenn das Q&A verwendet wird und sie Zugriff darauf haben.

• Q&A-Experten können aktiviert werden, um innerhalb der Q&A zu helfen. Das Deal Manager -Team kann Fragen, bei deren Beantwortung Hilfe benötigt wird, manuell weiterleiten. Alternativ können Fragen basierend auf Themen automatisch weitergeleitet werden. Der Zugriff auf Inhalte kann ebenfalls festgelegt werden. Dies geschieht über die Berechtigungen.

• Reviewer mit Upload können hinzugefügt werden, um dem Deal-Management-Team zu helfen, den Datenbaum zu füllen. Mit den richtigen Berechtigungen für Ordner können sie Dokumente hochladen. Die Standardeinstellung ist, dass sie nicht das Privileg haben, zu veröffentlichen. Sie haben keinen Zugriff auf andere Bereiche der Plattform (einschließlich Q&A).

• Benutzer von Q&A Legal Check können das Deal Manager -Team unterstützen, indem sie Genehmigungen oder Warnungen vor Antworten erteilen, die über das Q&A-System gesendet werden.

Benutzer erstellen

• Gehen Sie zur Registerkarte Benutzer und erweitern Sie die Rolle, um die Gruppe anzuzeigen, die einen neuen Benutzer benötigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe oder verwenden Sie die drei Punkte, um das Kontextmenü anzuzeigen. Wählen Sie „Benutzergruppe hinzufügen“ aus .

• Alternativ können Sie direkt in der Gruppe auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“ klicken.

• Die Seite zum Erstellen von Benutzern wird angezeigt und Sie können eine oder mehrere E-Mail-Adressen als Benutzernamen hinzufügen. Ändern Sie die Standardprofilsprache, falls sie sich von Gruppe eins unterscheidet. Ermöglichen Sie Benutzern, sich als Gäste anzumelden, indem Sie die entsprechende Option aktivieren (mehr dazu am Ende des Artikels). Die anderen allgemeinen Einstellungen können von dort aus nicht bearbeitet werden, Sie müssen die Benutzergruppe bei Bedarf bearbeiten .

• Wählen Sie, ob die Benutzer sofort aktiviert (oder nur erstellt) oder die Aktivierung geplant werden sollen (siehe auch unten). Achten Sie darauf, die entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen anzukreuzen , die an die Benutzer gesendet werden sollen, und sollte die Second Level Authentication (2FA) aktiviert sein.

• Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen zu bestätigen.

Benutzer aktivieren

Aus einer Gruppe

Aktivieren Sie die Benutzer während ihrer Erstellung , indem Sie die Option „Benutzer aktivieren“ und die entsprechenden E-Mail-Benachrichtigungen ( Raum und Benutzerkonto-Benachrichtigung) ankreuzen. Oder planen Sie ihre Aktivierung, indem Sie das richtige Datum und die richtige Uhrzeit auswählen (siehe auch unten).

Vom Raster

Wenn Sie die Benutzerkonten im Voraus erstellt haben, werden sie in der Gruppe als „Ausgesetzt“ angezeigt. Wählen Sie die Benutzer aus, die Sie aktivieren möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahl. Wählen Sie „Benutzer wiederherstellen“.

• Benutzer, die sich noch nie angemeldet haben, haben kein ausgefülltes Profil.
• Benutzer, die in letzter Zeit keine Aktivität hatten, werden auf Systemebene gesperrt. Wenn Sie sie wieder einsetzen, wird ihr Status wieder auf aktiv gesetzt.

Ein Popup erscheint, um die entsprechenden Optionen anzukreuzen (Planung, Senden der entsprechenden E-Mail-Einladungen). Bestätigen Sie die Optionen und die Aktivierung, indem Sie auf „Wieder einsetzen“ klicken.

Planen Sie den Kontostatus

• Um die Sperrung oder Aktivierung eines Kontos zu planen , klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Benutzer und wählen Sie je nach erforderlicher Aktion „Benutzer aussetzen“ oder „Benutzer wiederherstellen“.

• Klicken Sie je nach Vorgang auf „Aussetzungszeit festsetzen“ oder „Wiedereinsetzungszeit festsetzen“, um die Zeitoptionen zu aktivieren.

• Wählen Sie ein Startdatum/eine Startzeit aus, um mit der geplanten Sperrung/Wiedereinsetzung eines Benutzers zu beginnen.
  Bei einer Sperrung ist ein Enddatum/eine Endzeit verfügbar, die den Benutzer dann wieder aktivieren würde. Nützlich, wenn der Zugang über ein Wochenende automatisch abgeschaltet werden soll.

• Um geplante Ereignisse anzuzeigen , klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen oder mehrere Benutzer und wählen Sie „Benutzer planen“ aus . Dies zeigt Details zu geplanten Ereignissen sowie die Möglichkeit, Ereignisse zu ändern oder zu löschen.

Gastbenutzer

Beim Erstellen eines neuen Benutzers haben Sie die Möglichkeit, den Zugriff als „Gastbenutzer“ festzulegen. Das bedeutet, dass ein Link generiert wird, der geteilt werden kann und ohne Anmeldung auf den Datenraum und alle zugangsbezogenen Funktionen zugreifen kann.

• Aktivieren Sie während der Zugangserstellung die Option „Gastbenutzer“ und aktivieren Sie sie, ohne eine E-Mail-Einladung zu senden. Bestätigen Sie die Zugangserstellung mit einem Klick auf „Speichern“ .

• Kehren Sie zu den Benutzereinstellungen zurück, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzernamen klicken und „Benutzer bearbeiten“ auswählen.

• Kopieren Sie von dort den Link , den Sie mit den entsprechenden Benutzern teilen möchten.