Automatische Schwärzung anwenden
Die automatische Schwärzung kann auf einen ganzen Ordner, eine Auswahl von Elementen oder ein einzelnes Dokument angewendet werden.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder das Dokument und wählen Sie die Option „Automatische Schwärzung anwenden“ aus.
- Erweitern Sie im Popup die Liste(n) und wählen Sie aus, welche Daten automatisch geschwärzt werden sollen (im folgenden Fall wurde beispielsweise „E-Mail“ unter PII-Redaktion für die automatische Schwärzung ausgewählt).
- PII-Elemente: voreingestellte und von der KI erkannte Elemente im Zusammenhang mit persönlichen Informationen
- Firmennamen
- Personennamen
- E-Mail- Adressen
- Anschriften
- Telefonnummern
- IBAN
- Geburtsdaten
- Sozialversicherungsnummern
- Reisepassnummern
- Geldwerte
- Regex-Elemente
- Alle Regex-Elemente, die aus den Smart Redaction -Einstellungen erstellt wurden
- Listenelemente
- Alle Wortlisten, die für die Schwärzung erstellt wurden, entweder über die Smart Redaction -Einstellungen oder das In-Document-Tool erstellt wurden
- Ausgeschlossene Artikel
- Alle zu schwärzenden Wortlisten, die entweder über die Smart Redaction -Einstellungen oder das In-Document-Tool erstellt wurden
- PII-Elemente: voreingestellte und von der KI erkannte Elemente im Zusammenhang mit persönlichen Informationen
- Klicken Sie auf “Automatische Schwärzung anwenden”
- Sobald die automatische Schwärzung angewendet wurde, wird in der Spalte Schwärzung „Automatisch“ angezeigt. Beim Öffnen des Dokuments wurden alle Vorkommen von „E-Mail“ geschwärzt.
Überprüfen Sie Ihre Dokumente
Auch wenn Smart Redaction sehr effizient ist, empfehlen wir, das Dokument vor der Veröffentlichung für Benutzer noch einmal zu überprüfen. Die automatisch geschwärzten Bereiche werden im Dokument blau angezeigt (im Gegensatz zu den schwarz markierten, manuell geschwärzten Bereichen). In der veröffentlichten Version erscheinen alle geschwärzten Stellen in schwarz.
Was verbirgt sich darunter?
Um anzuzeigen, was sich hinter den geschwärzten Bereichen befindet, aktivieren Sie den „Schwärzungs-Ansichtsmodus“, indem Sie auf das Augensymbol klicken. 
Bearbeiten der automatischen Schwärzung
Wenn Sie für bestimmte Dokumente andere Einstellungen zur automatischen Schwärzung benötigen, klicken Sie auf den Titel, um das Dokument zu öffnen und das Fenster „Schwärzung“ zu aktivieren.
- Wählen Sie im linken Bereich aus, welche Elemente, Themen oder Wörter aktiviert oder deaktiviert werden sollen, oder sogar welche Wörter, indem Sie die Ergebnisse erweitern (klicken Sie auf das „+“ neben jedem Thema). In diesem Bereich können Sie auch die Listen verwalten, die Sie auf das Dokument anwenden möchten- oder auch nicht.
- Klicken Sie anschließend unten im Fenster auf „Schwärzung anwenden“.
Vor dem Schließen speichern
Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern (Symbol oben rechts), bevor Sie das Dokument schließen. Ein Popup erinnert Sie an diese Aktion, wenn einige Änderungen nicht gespeichert sind und Sie versuchen, das Fenster zu schließen.
Veröffentlichen Sie Ihre Änderungen
Wie bei allen anderen Änderungen im Datenraum müssen auch diese Smart Redaction veröffentlicht werden , damit externe Benutzer das geschwärzte Dokument einsehen können.
