Warum PII-Einstellungen?
Die PII-Einstellungen werden verwendet, um Smart Redaction -bezogene allgemeine Optionen festzulegen, die in Ihrem room verfügbar sind. Sie können beispielsweise die PII-Elemente auswählen, die standardmäßig aktiviert sind, wenn Sie die automatische Schwärzung auf Ihre Dokumente anwenden, oder Sie können Wörter in Listen hinzufügen, die geschwärzt oder standardmäßig von der Schwärzung ausgeschlossen werden sollen.
Schwärzung in den Einstellungen
Um auf das Menü zugreifen zu können, muss Smart Redaction in Ihrem room aktiviert sein und Sie müssen den room als Deal Manager betreten. Wenn die Schwärzung noch nicht verfügbar ist, zögern Sie bitte nicht, sich mit Ihrem Customer Success Manager in Verbindung zu setzen.
Deaktivieren ist nicht Entfernen
Das Deaktivieren einer der Optionen (oder beider) bedeutet, dass die Aktionsschaltflächen für zugehörige Benutzer nicht angezeigt werden. Alle redigierten Teile bleiben unverändert und können nicht bearbeitet werden.
Manuelle Schwärzung
Diese Option muss aktiviert werden, wenn Sie Ihre Dokumente manuell schwärzen müssen (um Wörter, Zeilen, Absätze oder ganze Seiten manuell zu schwärzen). Durch Deaktivieren wird die zugehörige Aktionsschaltfläche innerhalb des Dokuments deaktiviert. Wie bereits erwähnt, wirkt sich das Deaktivieren der Befehle nicht auf die geschwärzten Bereiche in Dokumenten aus. Es wird nur weitere Änderungen verhindern.
PII-Elemente
Die Elemente der personenbezogenen Daten (PII) sind als voreingestellte Listen enthalten, die Sie nach Belieben aktivieren oder deaktivieren können. Wenn Sie diese auf der Einstellungsebene deaktivieren, können Sie sie nicht auswählen und auf Dokumente anwenden. Um sie anzuzeigen, erweitern Sie die Liste „Automatische Schwärzung – Enthaltene Elemente“ und suchen Sie diejenigen, die als „Typ: DSGVO“ gekennzeichnet sind.
Die PII-Elemente, die der Imprima VDR anbietet, sind:
- Name der Firma
- Name der Person
- Adresse
- Telefon
- IBAN
- Geburtsdatum
- Sozialversicherungsnummer
- Reisepass
- Geldwert
Zusätzlich zu diesen können weitere spezifische Wörter hinzugefügt oder auf die Whitelist gesetzt werden, und dies ist über die Listen möglich.
Listen
Für die Deal Manager s werden Listen erstellt, um Wörter in die Redaktionsautomatisierung aufzunehmen oder auszuschließen. Den gleichen Datei-Upload-Manager finden Sie unter:
- Automatische Schwärzung - Enthaltene Elemente zum Hochladen von Wörtern, die automatisch geschwärzt werden sollen.
- Automatische Schwärzung – Ausgeschlossene Elemente , um Wörter automatisch von der Schwärzung auszuschließen.
Um fortzufahren, bereiten Sie eine Liste mit Wörtern vor (ein Wort pro Zeile), die geschwärzt oder auf die weiße Liste gesetzt werden sollen, und speichern Sie sie als TXT-Datei (standardmäßig UTF-8). Laden Sie dann diese Textdatei auf die Plattform hoch und geben Sie Ihrer neuen Liste einen aussagekräftigen Namen, bevor Sie auf „Weiter“ klicken. Vergessen Sie nicht, diesen neuen Artikel zu speichern und ihn über Ihre Liste der eingeschlossenen oder ausgeschlossenen Artikel zu verwalten.
Regexe
Ein regulärer Ausdruck (abgekürzt Regex) ist eine Folge von Zeichen, die ein Übereinstimmungsmuster im Text angibt. Normalerweise werden solche Muster von String-Suchalgorithmen für "Find"- oder "Find and Replace"-Operationen an Strings oder zur Eingabevalidierung verwendet. In unserem Fall kann es helfen, das Auffinden (und Schwärzen) von Zahlen- oder Zeichenketten zu automatisieren, z. B. bestimmte Rechnungsnummern, Musterregistrierungen usw.
Imprima bietet keine regulären Ausdrücke, aber Sie können diese zum Editor hinzufügen, um dann die Schwärzung dieser Ausdrücke zu automatisieren. Es funktioniert genauso wie bei Listen: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein und vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern. Sie können diesen Ausdruck dann auf Ihre Dokumente anwenden, wenn Sie Automatisches Schwärzen wählen.
