I report delle autorizzazioni forniscono una panoramica dettagliata dei diritti di accesso assegnati ai gruppi di utenti all'interno di una data room . È possibile utilizzare questi report per esaminare le autorizzazioni, verificare le impostazioni di accesso o condividere la configurazione delle autorizzazioni con le parti interessate.

Genera un report delle autorizzazioni
 

1. Apri la scheda Documenti.
2. Passa alla visualizzazione Permessi.
3. Seleziona le cartelle che desideri includere, se necessario.
4. Assicurati che nella griglia dei permessi siano visualizzati i gruppi di utenti desiderati.
5. Fai clic su Esporta.
6. Seleziona il tipo di report.
7. Conferma l'esportazione.

Il report viene generato immediatamente e reso disponibile per il download nel Centro download.

Vedi anche l'articolo correlato: Download di documenti .

Scegli un tipo di report

Durante l'esportazione, è possibile selezionare uno dei seguenti tipi di report:

• Vista di costruzione: mostra le autorizzazioni in base alla configurazione di lavoro corrente. Utilizza questo report per esaminare le impostazioni delle autorizzazioni in fase di preparazione prima della pubblicazione.
• Vista pubblicata: mostra le autorizzazioni attualmente disponibili nella versione pubblicata della data room.
• Vista comparativa: mostra la differenza tra la versione in fase di costruzione e quella pubblicata, aiutando a identificare le modifiche alle autorizzazioni ancora in attesa di pubblicazione.

Comprendere l'ambito di esportazione

Il report include solo i gruppi di utenti attualmente visualizzati nella vista Permessi. Se è necessario includere altri gruppi nel report, questi devono essere aggiunti prima alla griglia dei permessi e successivamente eseguire l'esportazione.

Esportazione di cartelle specifiche

È possibile esportare le autorizzazioni per l'intera data room oppure per un'area specifica dell'albero dati. Se al momento della generazione del report è selezionata una cartella o una sottocartella, verrà esportato solo il contenuto incluso in tale selezione. Questa opzione consente di concentrarsi su uno specifico flusso di lavoro, una sezione o una particolare struttura di cartelle.

Informazioni incluse

I report delle autorizzazioni includono i dettagli relativi alle autorizzazioni associate agli elementi e ai gruppi di utenti selezionati. Gli identificativi delle autorizzazioni sono inclusi automaticamente nel report e non richiedono alcuna configurazione aggiuntiva.

Best practice
 

• Verifica che tutti i gruppi di utenti da includere siano visibili prima di generare il report.
• Se desideri esportare un ambito limitato, assicurati di aver selezionato la cartella o la sottocartella corretta.
• Utilizza la Vista di costruzione per rivedere le modifiche alle autorizzazioni in sospeso prima della pubblicazione.
• Utilizza la Vista pubblicata per verificare le autorizzazioni attualmente disponibili agli utenti finali.
• Utilizza la Vista di confronto per individuare le differenze tra le autorizzazioni di lavoro e quelle pubblicate.