Le autorizzazioni a livello Root controllano l'accesso al livello più alto della data room. Determinano se un gruppo di utenti può accedere alla struttura data room prima che vengano valutate le autorizzazioni applicate alle singole cartelle e ai documenti.
Comprendere i permessi a livello Root
La radice (Root) rappresenta il livello più alto della gerarchia delle data room. Le autorizzazioni assegnate a questo livello determinano la visibilità della data room per ciascun gruppo di utenti e costituiscono la base per la gestione degli accessi all'intera struttura.
Utilizza i permessi a livello Root quando devi:
- Concedere l'accesso all'intera data room a un nuovo gruppo di utenti.
- Limitare l'accesso a un gruppo specifico.
- Verificare le impostazioni generali di visibilità prima di configurare le autorizzazioni per singole cartelle e documenti.
- Controllare gli accessi al livello più alto della gerarchia.
Importante: comprendere la portata dei permessi di Root.
Le autorizzazioni configurate a livello Root non vengono applicate automaticamente alle cartelle e ai documenti esistenti nella data room. La modifica di un'autorizzazione a livello Root non aggiorna le autorizzazioni già configurate altrove nella struttura ad albero dati. Le autorizzazioni a livello Root fungono invece da modello di autorizzazione predefinito per le cartelle di primo livello appena create.
Ad esempio, se a un gruppo di utenti viene concessa l'autorizzazione di download a livello Root, qualsiasi nuova cartella principale creata dopo tale configurazione erediterà per impostazione predefinita l'autorizzazione di download per quel gruppo.
Le cartelle e i documenti esistenti non vengono modificati e devono essere gestiti separatamente tramite la vista Permessi.
Aprire i permessi a livello Root
- Vai alla scheda Documenti.
- Apri la vista Permessi.
- Individua e seleziona l'elemento Root nell'albero dati.
La griglia delle autorizzazioni si aggiorna mostrando le autorizzazioni assegnate al livello Root.
Modificare i permessi di Root
- Seleziona Root nell'albero dati.
- Individua il gruppo di utenti che desideri modificare.
- Modifica le autorizzazioni richieste direttamente nella griglia delle autorizzazioni.
Le modifiche vengono applicate immediatamente e salvate automaticamente.
Verificare gli accessi dei gruppi
La griglia delle autorizzazioni consente di confrontare le autorizzazioni assegnate a livello Root per più gruppi di utenti.
In questo modo è più semplice:
- Verificare quali gruppi hanno accesso alla data room
- Individuare i gruppi con visibilità limitata.
- Controllare gli accessi prima di pubblicare le modifiche.
Salvataggio automatico
Tutte le modifiche alle autorizzazioni a livello Root vengono salvate automaticamente. Non è presente alcun pulsante Salva nella schermata dei permessi. Ogni modifica viene registrata non appena viene effettuata.
Pubblica le modifiche ai permessi di Root
Il salvataggio di una modifica non la rende automaticamente visibile nella vista pubblicata. Dopo aver aggiornato le autorizzazioni a livello Root, pubblica le modifiche utilizzando il processo di pubblicazione globale.
Articolo correlato: Pubblicazione delle modifiche
Procedure consigliate
- Configura i permessi a livello Root prima di creare nuove cartelle principali, ove possibile.
- Verifica le autorizzazioni a livello Root quando crei nuovi gruppi di utenti.
- Non fare affidamento sui permessi di root per aggiornare l'accesso a cartelle e documenti esistenti.
- Prima di pubblicare le modifiche, verifica le impostazioni delle autorizzazioni.
