Berechtigungsberichte bieten einen detaillierten Überblick über die Zugriffsrechte, die den Benutzergruppen innerhalb eines Datenraums zugewiesen sind. Sie können diese Berichte verwenden, um Berechtigungen zu überprüfen, Zugriffseinstellungen zu verifizieren oder Berechtigungskonfigurationen mit Stakeholdern zu teilen.

Erstellen Sie einen Berechtigungsbericht
 

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Dokumente“.
2. Wechseln Sie zur Berechtigungsansicht.
3. Wählen Sie gegebenenfalls die Ordner aus, die Sie einbeziehen möchten.
4. Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Benutzergruppen im Berechtigungsraster angezeigt werden.
5. Klicken Sie auf „Exportieren“.
6. Wählen Sie den Berichtstyp aus.
7. Bestätigen Sie den Export.

Der Bericht wird sofort generiert und steht im Download-Center zum Download bereit.

Siehe auch den zugehörigen Artikel: Dokumente herunterladen .

Wählen Sie einen Berichtstyp aus

Beim Export können Sie einen der folgenden Berichtstypen auswählen:

• Konstruktionsansicht : Zeigt Berechtigungen basierend auf der aktuellen Arbeitskonfiguration an. Nutzen Sie diesen Bericht, um die Berechtigungseinstellungen zu überprüfen, die vor der Veröffentlichung vorbereitet werden.
• Veröffentlichte Ansicht : Zeigt die aktuell in der veröffentlichten Version des Datenraums verfügbaren Berechtigungen an.
• Vergleichsansicht : Zeigt die Unterschiede zwischen der Konstruktions- und der veröffentlichten Version an und hilft so, ausstehende Berechtigungsänderungen zu erkennen.

Den Exportumfang verstehen

Der Bericht enthält nur die Benutzergruppen, die aktuell in der Berechtigungsansicht angezeigt werden. Falls weitere Gruppen im Bericht benötigt werden, müssen diese vor dem Export der Berechtigungsübersicht hinzugefügt werden.

Exportieren bestimmter Ordner

Sie können Berechtigungen für den gesamten Datenraum oder für einen bestimmten Bereich der Datenstruktur exportieren. Wenn beim Export ein Ordner oder Unterordner ausgewählt ist, werden nur die darin enthaltenen Inhalte exportiert. So können Sie sich auf einen bestimmten Arbeitsablauf, Abschnitt oder eine bestimmte Ordnerstruktur konzentrieren.

Enthaltene Informationen

Berechtigungsberichte enthalten die Berechtigungsdetails der ausgewählten Elemente und Benutzergruppen. Berechtigungskennungen werden automatisch in den Bericht aufgenommen und erfordern keine zusätzliche Konfiguration.

Bewährte Verfahren
 

• Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Benutzergruppen sichtbar sind, bevor Sie den Bericht generieren.
• Vergewissern Sie sich, dass der richtige Ordner oder Unterordner ausgewählt ist, wenn Sie nur einen begrenzten Umfang exportieren möchten.
• Nutzen Sie die Konstruktionsansicht, um anstehende Änderungen vor der Veröffentlichung zu überprüfen.
• Verwenden Sie die Ansicht „Veröffentlicht“, um die aktuell für Endbenutzer verfügbaren Berechtigungen zu überprüfen.
• Nutzen Sie die Vergleichsansicht, um Unterschiede zwischen Arbeits- und Veröffentlichungsrechten zu erkennen.