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    Gestion des autorisations

    Sur Imprima VDR , les paramètres d'autorisation sont gérés par groupes d'utilisateurs. Pour en savoir plus sur la façon de les créer et de les gérer, veuillez consulter l'article Créer et gérer des groupes.

     

     

     

     

    Choix des groupes à gérer

     

    • Accédez à l'onglet Autorisations et sélectionnez le dossier/document nécessitant la définition d'autorisations, ou choisissez le dossier ROOT (racine) pour afficher l'arborescence complète des données. Pour un nouveau groupe, il est recommandé de commencer au niveau racine.

     

    • Choisissez ensuite les groupes pour lesquels vous souhaitez définir des autorisations pour cette session et cliquez sur "Charger".

     

     

    • Si vous avez besoin ultérieurement de modifier les groupes affichés, vous pouvez le faire en utilisant les boutons « Ajouter un groupe d'utilisateurs » ou « Supprimer un groupe d'utilisateurs ».

     

     

     

    Aperçu de l'espace de gestion

     

     

    1. Ajouter un groupe d'utilisateurs : pour ajouter un groupe d'utilisateurs à la vue
    2. Supprimer le groupe d'utilisateurs : pour supprimer un groupe d'utilisateurs de la vue
    3. Exporter vers Excel : exportez les paramètres d'autorisation vers une feuille de calcul Excel
    4. Cascade : pour appliquer en lot des autorisations à une sélection de dossiers
    5. Construction View : la vue sur laquelle travailler
    6. Vue publiée : la vue pour vérifier à quoi ressemble la zone publiée
    7. Copier les permissions du groupe : pour copier les permissions d'un groupe à un autre
    8. Avertissement de publication : si rouge, des modifications sont en attente de publication
    9. Niveaux d'autorisation :
      1. Masqué : niveau d'autorisation par défaut pour les nouveaux éléments, en cas de téléchargement au niveau racine ou si "Hériter des autorisations du dossier parent" n'est pas sélectionné. Les éléments "masqués" n'apparaîtront pas aux utilisateurs de niveau inférieur dans leur arborescence de données ou lors de l'export d'un index
      2. Lecture : le niveau d'accès le plus bas une fois accordé
      3. Impression : Comme tous les niveaux d'autorisation donnant accès, le filigrane est appliqué, y compris à l'impression
      4. Téléchargement : Autorisation considérée comme la moins sécurisée. Une fois téléchargé, le document est hors de la protection VDR. Le filigrane est toujours appliqué
    • Arborescence : pour naviguer dans le contenu et définir des autorisations sur des éléments spécifiques
    • Zone de travail : pour sélectionner le contenu, et définir les autorisations 
    • Boutons d'action : pour enregistrer les modifications au fil de l'eau et les publier aux utilisateurs

     

     

    Définition des autorisations

     

    Autorisations simples

     

    • Vous pouvez modifier les autorisations :
      • pour tous les éléments disponibles pour un groupe en sélectionnant le nom du groupe,
      • ou sélectionnez une ligne pour apporter des modifications à tous les groupes d'utilisateurs affichés,
      • ou sélectionnez des dossiers ou des documents individuellement en cliquant sur les cellules.

     

     

    • Vous pouvez sélectionner la nouvelle autorisation en cliquant sur l'une des 4 icônes de la barre de menu ou en cliquant avec le bouton droit sur les cellules.

     

    • Enregistrez vos modifications en cliquant sur 'Enregistrer'. Si vous quittez l'écran des autorisations avant de cliquer sur "Enregistrer", toutes les modifications seront réinitialisées. Après avoir enregistré les modifications, la publication sera désormais disponible pour ces mises à jour.

     

    • Publiez vos modifications maintenant ou ultérieurement pour que les utilisateurs puissent y accéder comme vous l'avez défini.

     

    Autorisations simples ou en lot

    En appliquant des Autorisations simples, seuls les éléments sélectionnés verront leurs autorisations modifiées, et non leur contenu.

    Pour modifier les autorisations sur un dossier et son contenu , reportez-vous aux autorisations en lot ci-dessous.

     

     

     

    Autorisations en lot

     

    • Vous pouvez modifier les autorisations :
      • pour tous les éléments disponibles pour un groupe en sélectionnant le nom du groupe,
      • ou sélectionnez une ligne pour apporter des modifications à tous les groupes d'utilisateurs affichés,
      • ou sélectionnez des dossiers ou des documents individuels en cliquant sur les cellules.

     

    • Pour définir les autorisations sur les sous-dossiers et les documents au sein du niveau affiché, assurez-vous que "Cascade" est sélectionné .

     

     

    • Vous pouvez sélectionner la nouvelle autorisation en cliquant sur l'une des 4 icônes de la barre de menu ou en cliquant avec le bouton droit sur les cellules.

     

    • Enregistrez vos modifications en cliquant sur 'Enregistrer'. Si vous quittez l'écran des autorisations avant de cliquer sur "Enregistrer", toutes les modifications seront réinitialisées. Après avoir enregistré les modifications, la publication sera désormais disponible pour ces mises à jour.

     

    • Publiez vos modifications maintenant ou ultérieurement pour que les utilisateurs puissent y accéder comme vous l'avez défini.

     

     

    Copier-coller les autorisations

     

    • Lors du chargement initial des autorisation, sélectionnez un niveau de dossier. Sélectionnez ensuite le groupe à partir duquel vous souhaitez copier et le nouveau groupe cible pour les afficher. Cliquez sur le bouton "Copier l'autorisation du groupe" .

     

     

    • Sélectionnez le groupe dont les autorisations sont déjà définies, à partir duquel vous souhaitez copier . Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez que les autorisations soient collées . Cliquez sur Copier pour confirmer les modifications.

     

     

    • Les modifications sont automatiquement enregistrées . Toute modification d'autorisation supplémentaire doit être enregistrée avant de pouvoir être publiée pour prendre effet.

     

    • Publiez vos modifications maintenant ou ultérieurement pour que les utilisateurs puissent y accéder comme vous l'avez défini.

     

     

    Le récap'

     

     

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