Beheer van Machtigingen
In de Imprima dataroom worden de machtigingen ingesteld op de gebruikersgroepen. Raadpleeg het artikel Groepen maken en beheren voor meer informatie over het maken en beheren van deze groepen
Groepen selecteren om machtigingen in te stellen
- Ga naar het tabblad Machtigingen en selecteer de map/het document waarvoor machtigingen moeten worden ingesteld, of kies de ROOT-map om de hele gegevensstructuur weer te geven. Voor een nieuwe groep wordt aanbevolen om vanaf het root-niveau te beginnen
- Kies vervolgens de groepen waarvoor u machtigingen wilt instellen voor deze sessie en klik op ‘Laden’
- Als op een later moment de weergegeven groepen moeten wijzigen, dan kun je dit doen met de knoppen 'Gebruikersgroep toevoegen' of ‘Gebruikersgroep verwijderen’
Overzicht ingestelde machtigingen
- Gebruikersgroep toevoegen: om een gebruikersgroep aan het overzicht toe te voegen
- Gebruikersgroep verwijderen: om een gebruikersgroep uit het overzicht te verwijderen
- Exporteren naar Excel: exporteer de machtigingsinstellingen naar een Excel-spreadsheet
- Cascade: om machtigingen bulksgewijs toe te passen op een selectie van mappen inclusief de inhoud
- Construction View: de weergave om wijzigingen te kunnen verwerken
- Gepubliceerde weergave: de weergave om de op dat moment actieve instelling te controleren
- Groepsmachtigingen kopiëren: om machtigingen van de ene groep naar de andere te kopiëren
- Publicatiewaarschuwing: indien rood, wachten wijzigingen op publicatie
-
Machtigingsniveaus:
- Verborgen: Standaard machtigingsniveau voor nieuwe items, als u uploadt naar het rootniveau of als 'Machtiging overnemen van bovenliggende map' niet is geselecteerd. Items die 'verborgen' zijn, verschijnen niet voor gebruikers op lager niveau in hun gegevensstructuur of met een geëxporteerde index
- Bekijken: het laagste toegangsniveau dat gekozen kan worden
- Afdrukken: uitbreiding met mogelijkheid tot afdrukken van het document, in te stellen met watermerk
- Downloaden: document kan door gebruiker worden gedownload. Na het downloaden valt het document buiten de VDR-beveiliging. Watermerken kunnen nog steeds worden ingesteld
- Data Tree: om door de inhoud te navigeren en machtigingen in te stellen voor specifieke items
- Werkgebied: om machtigingen in te stellen moeten items worden geselecteerd
- Actieknoppen: om door te voeren wijzigingen op te slaan en te publiceren voor gebruikers
Machtigingen instellen
Enkelvoudige machtigingen
- Je kunt machtigingen wijzigen
- voor alle items die beschikbaar zijn voor een groep door de groepsnaam te selecteren
- of selecteer een rij om wijzigingen aan te brengen in alle weergegeven gebruikersgroepen
- of selecteer individuele mappen of documenten door op de cellen te klikken
- Je kunt de nieuwe machtiging selecteren door op één van de 4 pictogrammen in de menubalk te klikken of door met de rechtermuisknop op de cellen te klikken
- Sla de wijzigingen op door op 'Opslaan' te klikken. Wanneer je het machtigingenscherm verlaat zonder op 'Opslaan' te klikken, worden alle wijzigingen gereset. Als de wijzigingen wel zijn opgeslagen, is publiceren beschikbaar voor deze updates
- Publiceer de wijzigingen nu of op een later moment zodat de gebruikers toegang krijgen zoals gewenst
Enkelvoudige versus batch-machtigingen
Door de werkstroom Enkelvoudige machtigingen te gebruiken, worden alleen de machtigingen van de geselecteerde items gewijzigd, en niet hun inhoud
Om de machtigingen voor een map en de inhoud ervan te wijzigen, raadpleegt u de workflow Batch-machtigingen hieronder
Batch-machtigingen
- Je kunt machtigingen wijzigen
- voor alle items die beschikbaar zijn voor een groep door de groepsnaam te selecteren
- of selecteer een rij om wijzigingen aan te brengen in alle weergegeven gebruikersgroepen
- of selecteer individuele mappen of documenten door op de cellen te klikken
- Zorg ervoor dat 'Cascade' is geselecteerd om de nieuwe machtigingen in te stellen voor submappen en documenten binnen het geselecteerde item
- Je kunt de nieuwe machtiging selecteren door op één van de 4 pictogrammen in de menubalk te klikken of door met de rechtermuisknop op de cellen te klikken
- Sla de wijzigingen op door op 'Opslaan' te klikken. Wanneer je het machtigingenscherm verlaat zonder op 'Opslaan' te klikken, worden alle wijzigingen gereset. Als de wijzigingen wel zijn opgeslagen, is publiceren beschikbaar voor deze updates
- Publiceer de wijzigingen nu of op een later moment zodat de gebruikers toegang krijgen zoals gewenst
Machtigingen kopiëren
- Klik op de knop 'Groepsrechten kopiëren'
- Selecteer de groep waarvoor al machtigingen zijn ingesteld waaruit je wilt kopiëren. Selecteer vervolgens de groep waarin je de machtigingen wilt plakken. Klik op Kopiëren om de wijzigingen te bevestigen
- De wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Eventuele aanvullende machtigingswijzigingen moeten worden opgeslagen voordat ze kunnen worden gepubliceerd
- Publiceer de wijzigingen nu of op een later moment zodat de gebruikers toegang krijgen zoals gewenst
Samenvatting
